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商務(wù)英語信函的語言風(fēng)格
商務(wù)英語信函的語言風(fēng)格
摘 要： 商務(wù)英語信函作為溝通的橋梁，在對(duì)外貿(mào)易中起著不容忽視的作用。
隨著我國對(duì)外貿(mào)易的進(jìn)一步發(fā)展，商務(wù)英語信函的適用范圍越來越廣。
本文從商務(wù)英語信函的文體特征、用詞特征和句式特征三方面探討了商務(wù)英語信函的語言風(fēng)格，從而使學(xué)習(xí)者能夠正確得體地書寫商務(wù)英語信函。
關(guān)鍵詞： 商務(wù)英語信函 文體特征 用詞特征 句式特征
商務(wù)英語信函(Business English Letter)是以英語為媒介，以促進(jìn)商務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行為目的的信件，其涵蓋的內(nèi)容涉及與商務(wù)有關(guān)的諸多領(lǐng)域。
隨著經(jīng)濟(jì)全球化和中國加入世界貿(mào)易組織，我國的涉外商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，商務(wù)英語已經(jīng)成為世界經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中必不可少的語言交際工具，而作為涉外商務(wù)活動(dòng)中傳遞信息和洽談業(yè)務(wù)的主要手段的商務(wù)信函也得到越來越廣泛的使用和普遍的重視。
在世界經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，商務(wù)英語信函已經(jīng)成為對(duì)外貿(mào)易中不可或缺的重要組成部分，它為雙方的溝通交流搭起橋梁，準(zhǔn)確而具體地傳遞雙方的各類相關(guān)的商務(wù)信息。
因此，要得體地表達(dá)自己的觀點(diǎn)，或提出請(qǐng)求和建議以達(dá)到交易成功的目的，掌握商務(wù)英語信函的語言風(fēng)格就顯得非常重要。
商務(wù)信函屬于比較拘謹(jǐn)正式的公文體，與普通信函相比有著以下特點(diǎn)：
1.內(nèi)容單一。
商函的內(nèi)容只與商品交易相關(guān)。
同時(shí)，商函內(nèi)容單一還體現(xiàn)在一文一事上，即一份商函只涉及某一項(xiàng)交易，而不同時(shí)涉及幾項(xiàng)交易。
2.結(jié)構(gòu)簡單。
商函因內(nèi)容單一，段落較少，篇幅較短，整體結(jié)構(gòu)簡單清晰，所以讀起來一目了然。
3.語言簡練。
商函屬于應(yīng)用文體，其主要內(nèi)容涉及公事，交流目的主要在于磋商公務(wù)，實(shí)用性較強(qiáng)。
因此商函通常直截了當(dāng)，言簡意明。
商務(wù)英語屬于一種語言的變體，一方面，商務(wù)英語具備普通英語的語言學(xué)特征，與此同時(shí)，商務(wù)英語又是國際貿(mào)易知識(shí)和英語語言的有機(jī)結(jié)合，因而其本身又具獨(dú)特性。
因此，作為公文性質(zhì)的函件，商務(wù)英語信函無論是在文體上，還是遣詞造句上都具有自身獨(dú)有的特征。
一般來講，商務(wù)英語信函的書寫遵循“7C原則”，即correctness(正確)，conciseness(簡練)，clarity(清楚)，completeness(完整)，concreteness(具體)，courtesy(禮貌)，consideration(體諒)。
具體來講，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
一、商務(wù)英語信函的文體特征
(1)商務(wù)信函是正式文體，遣詞造句方面要比普通信函講究，用詞往往應(yīng)用書面語。
語言嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、樸素、準(zhǔn)確。
比如經(jīng)常使用書面語，如“hereafter”、“herein”、“herewith”等。
(2)商務(wù)信函的語言表達(dá)程式化較強(qiáng)。
經(jīng)過多年的發(fā)展，商務(wù)英語的語言表達(dá)已經(jīng)打下了深深的行業(yè)印記，并且已經(jīng)形成了一套較為完整的特有的語言表達(dá)形式，這就形成了商務(wù)英語信函的套語和行話。
(3)商務(wù)信函多以收函人為中心，多用You attitude，而較少使用We attitude。
如果一封商務(wù)信函處處為收函人的利益著想，這樣無形中就縮短了雙方心理上的距離，收函人也最有可能接受寫函人的要求和建議，也就進(jìn)一步縮小了雙方的分歧，為促進(jìn)雙方的貿(mào)易起著積極的作用。
(4)商務(wù)信函多采用樂觀肯定語氣，避免消極否定語氣。
樂觀肯定的語氣會(huì)給對(duì)方的心情帶來愉悅和減少對(duì)方的挫折感，有助于發(fā)展雙方的友誼和信任度，從而建立一種良好的生意伙伴關(guān)系。
(5)商務(wù)信函的措辭應(yīng)體現(xiàn)禮貌真誠的態(tài)度。
在商務(wù)信函中謙恭有禮的用語既能保持友好的貿(mào)易關(guān)系，又可委婉地拒絕對(duì)方的要求或條件。
禮貌真誠的態(tài)度可為企業(yè)建立良好的商譽(yù)，提高達(dá)成交易的可能性。
二、商務(wù)英語信函的用詞特征
1.用詞規(guī)范正式
由于商務(wù)英語信函是一種正式的公函文體，因此，在用詞方面，大多使用書面詞匯，并力求用詞簡潔樸素、準(zhǔn)確具體，能充分體現(xiàn)商務(wù)公函的規(guī)范正式的特點(diǎn)。
如以“inform”代替“tell”;以“therefore”代替“so”等。
2.用詞嚴(yán)謹(jǐn)專業(yè)
商務(wù)英語在用詞方面逐漸形成了固定的和常用的詞匯。
一些普通的英語單詞，在外貿(mào)中可能有著特定的意思，如average(平均數(shù);普通的)在保險(xiǎn)中則為“海損”的意思。
商務(wù)英語信函用詞專業(yè)性強(qiáng)主要體現(xiàn)在大量的專業(yè)術(shù)語、行話、縮略語等上，如：FOB(離岸價(jià))，CIF(到岸價(jià))，insurance policy(保險(xiǎn)單)，B/L(提單)，L/C(信用證)等。
商務(wù)英語信函的涉外性決定了其專業(yè)術(shù)語或縮略語必須約定俗成、國際通用，不能任意更改替換，且這些專業(yè)術(shù)語意思明確、內(nèi)涵特定，在商務(wù)活動(dòng)中頻繁出現(xiàn)，因此需要學(xué)習(xí)者不斷積累并牢記。
商務(wù)英語信函屬于合同的附件之一，寫函人對(duì)信中的內(nèi)容必須負(fù)責(zé)。
如果信函涉及貨物的價(jià)格、重量等，有關(guān)數(shù)字必須準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)、毫不含糊，時(shí)間日期必須準(zhǔn)確具體。
3.用詞簡潔
商務(wù)英語信函用詞必須清楚易懂，盡量避免使用模棱兩可的詞語，以免產(chǎn)生不必要的爭(zhēng)議。
商函應(yīng)使用雙方都熟悉的詞，這樣信函內(nèi)容才能一目了然;選擇具體的詞，具體的詞是和抽象的詞相對(duì)應(yīng)的，而具體的詞的使用使收函人能準(zhǔn)確、清晰、明白、快速地掌握信函意思;在復(fù)合詞與簡單詞之間、長詞與短詞之間，盡量選擇簡單詞或短詞;在詞組與單詞之間，盡量選擇單詞;避免使用贅述和陳腐套詞。
4.盡量使用表示肯定的詞匯，少用否定詞
積極正面的詞語比反面的詞語更具說服力，從而有助于達(dá)成交易目的，而否定詞給人一種否定的印象，甚至還有指責(zé)對(duì)方之意，不利于與對(duì)方建立良好的貿(mào)易伙伴關(guān)系。
三、商務(wù)英語信函的句式特征
1.多用簡單短句
商務(wù)英語信函的文體特點(diǎn)要求信函必須用盡可能少的語言有效地傳達(dá)信息，信函通常是直接簡練，開門見山，忌拖泥帶水，過分修飾。
要做到這一點(diǎn)，信函的語言必須簡單精練，因此簡單句出現(xiàn)的較多。
2.時(shí)態(tài)上多用現(xiàn)在時(shí)
在時(shí)態(tài)方面，商函通常使用現(xiàn)在時(shí)，過去的時(shí)態(tài)用得很少。
現(xiàn)在時(shí)的廣泛應(yīng)用使信函內(nèi)容顯得客觀、有力，這也正是寫函人所要追求的效果。
3.恰當(dāng)使用主動(dòng)和被動(dòng)語態(tài)
在商務(wù)英語寫作中，盡可能用主動(dòng)語態(tài)，因?yàn)橹鲃?dòng)語態(tài)的優(yōu)點(diǎn)是避免了枯燥無味的無人稱句，讓讀者感到他正受到關(guān)注。
有時(shí)為了避免使用過多的人稱代詞作主語，也為了做出客觀的表述，商函也會(huì)使用被動(dòng)語態(tài)。
但如果要強(qiáng)調(diào)動(dòng)作的承受者，或者當(dāng)動(dòng)作執(zhí)行者不明確或不重要時(shí)，又或者當(dāng)你想要得體地傳遞涉及對(duì)方的失職或是錯(cuò)誤等負(fù)面信息，又避免傷害感情、影響對(duì)方的工作積極性時(shí)，使用被動(dòng)語態(tài)較合適。
4.使用套語和行話
對(duì)外貿(mào)易的長期發(fā)展，使商務(wù)英語信函這一溝通手段在語言表達(dá)上逐步形成一種定式，這就形成了商務(wù)英語信函的套語和行話。
比如，收到信函的套語：“We acknowledge with thanks the receipt of...”;表示想得到對(duì)方回函、訂單時(shí)的套語：“Looking forward to your favorable reply.”;表示隨函附寄的套語：“Enclosed please find our inquiry sheet.”當(dāng)然，商務(wù)英語信函中經(jīng)常使用的套語和行話還有很多，這就需要學(xué)習(xí)者不斷積累，不斷總結(jié)歸納。
5.使用條件句
條件句的使用會(huì)使你顯得更禮貌。
特別是在你想向?qū)Ψ教岢鲆蠡蚪ㄗh時(shí)，使用條件句，可以委婉地說明自己的想法和觀點(diǎn)。
有時(shí)，使用非真實(shí)條件句，用虛擬肯定形式表示與事實(shí)相反的否定意義，可以達(dá)到委婉拒絕責(zé)任或抱怨的目的。
如：
�、賅e shall book a trial order with you if you will give us a 5% commission.
�、贗f you had understood our letter of July 15，you would have done it correctly.
6.使用祈使句和疑問句
寫函人在表達(dá)自己的觀點(diǎn)或向?qū)Ψ教嵋髸r(shí)，常有三種選擇：陳述句、帶“please”的祈使句和疑問句。
其中，陳述句過于直白、生硬而不宜使用;帶“please”的祈使句語氣比較禮貌;疑問句的語氣最客氣、委婉，并給對(duì)方留有余地，特別是在表達(dá)不利消息的情況下，有利于緩和危機(jī)，效果更為理想。
如：
�、貾lease send us your confirmation of sales in duplicate.
②Would you kindly send us your latest catalogue and price-list?
商務(wù)英語信函作為信息的使者、溝通的橋梁，在對(duì)外貿(mào)易中起著不容忽視的作用。
一封得體的商函，不僅可以傳遞信息，促進(jìn)貿(mào)易雙方的交流與磋商，從而使貿(mào)易活動(dòng)順利進(jìn)行，而且可以增進(jìn)了解和加深友誼，開展社會(huì)交際，節(jié)省時(shí)間，減少麻煩與不便。
隨著我國對(duì)外貿(mào)易的進(jìn)一步發(fā)展，商函的適用范圍越來越廣，這就要求我們掌握商函的文體、用詞和句式特征，正確得體地書寫商函。
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