成人教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理分析論文

　　摘要：隨著我國成人教育招生規(guī)模的不斷增大，成人教育學(xué)生檔案管理工作管理難度不斷加大，管理不到位、不規(guī)范的情況凸顯。應(yīng)從提升管理人員的素質(zhì)入手，加強成人教育學(xué)生檔案管理工作，利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建學(xué)籍檔案管理平臺，進行遠程管理，從而實現(xiàn)管理的規(guī)范化。

　　關(guān)鍵詞：成人教育；檔案；管理；規(guī)范化

　　成人教育是終身教育體系的有機組成部分，其發(fā)展為我國教育事業(yè)的發(fā)展提供了支持，為國家提供了很多具有實踐能力的高素質(zhì)人才，推動了我國素質(zhì)教育發(fā)展的進程。成人教育學(xué)生檔案是在具體的教育活動中形成的，是對整個教育發(fā)展過程的記錄。我國教育改革發(fā)展綱要指出，要加強對成人教育的發(fā)展，特別是要注重對成人教育檔案的管理。成人教育檔案管理同時也是高校成人教育管理水平和管理質(zhì)量的重要衡量因素，是我國成人教育教學(xué)研究的重要信息來源。面臨成人教育檔案工作量的不斷增加，如何能高效規(guī)范管理，促使成人教育事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，筆者通過對成人教育學(xué)生檔案管理范圍、特點的介紹及其作用的分析，指出成人教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理的意義，并剖析存在的問題，提出解決方案。

　　一、成人教育學(xué)生檔案管理的范圍、特點和作用

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　　成人教育學(xué)生檔案管理的范圍主要由以下幾個部分構(gòu)成：第一是文書檔案。主要是上級教育部門的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文書材料以及學(xué)校的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表、招生簡章、招生專業(yè)目錄、辦學(xué)申報材料、合同書、員工調(diào)查表等工作材料。第二是學(xué)籍檔案。主要學(xué)生身份信息、學(xué)籍信息、異動信息、畢業(yè)信息等。第三是教學(xué)檔案。主要根據(jù)考試大綱所形成的文檔、試題等。第四是學(xué)位檔案。主要是對學(xué)生工作的文件、學(xué)位申請書等。

　�。ǘ�）特點

　　成人教育是指有別于普通全日制教學(xué)的教育形式，是一種社會性極強的教育活動。它有自己的宗旨、內(nèi)涵，有自己的本質(zhì)特點及規(guī)律。成人教育的本質(zhì)特征是由其教育的對象——“成人”決定的，成人教育學(xué)生檔案具有顯著的特點。一是數(shù)量龐大。成人教育在于擴大教育機會，提高國民素質(zhì)，實施終身教育，教育時間長，人員數(shù)量多。成人高校擴招政策的陸續(xù)出臺，辦學(xué)方式的多元化、辦學(xué)模式的市場化也是成人教育學(xué)生增長的一個重要原因。二是來源分散。成人教育學(xué)生有來自成人高考的、自學(xué)考試的，也有來自遠程教育的。辦學(xué)點并存的辦學(xué)模式，使得學(xué)生來源和分布分散，導(dǎo)致學(xué)籍資料的產(chǎn)生和形成比較分散。三是異動頻繁。成人教育學(xué)生大多數(shù)容易受家庭、工作、社會等因素的影響，容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)點、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等異動情況，具有極強的不穩(wěn)定性，故學(xué)籍流動性特別大，學(xué)籍異動頻繁。

　�。ㄈ�）作用

　　成人教育學(xué)生檔案能夠?qū)Ω咝３扇私逃�工作中某一階段的工作成果進行展示，通過這些檔案文件能夠反映成人教育活動的發(fā)展?fàn)顩r，為今后成人教育管理提供更好的指導(dǎo)意見。同時，檔案文件中的歷史性材料能總結(jié)出教育經(jīng)驗，在此基礎(chǔ)上能夠更好地提高成人教育的工作質(zhì)量，促進高校成人教育的穩(wěn)定發(fā)展。另外，成人教育中的學(xué)生檔案能夠分析和總結(jié)出具有規(guī)律性的問題，能對管理者在教育上的創(chuàng)新思路、理念、方法提供指導(dǎo)，從而優(yōu)化工作教育。

　　二、成人教育學(xué)生檔案管理的問題

　　（一）管理難度大

　　成人教育學(xué)生涉及的范圍廣泛，辦學(xué)形式、特點呈現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢。辦學(xué)形式主要包括業(yè)余、函授、自考以及遠程教育等形式，課時安排較少，再加上學(xué)生大多來自社會，一旦學(xué)生管理出現(xiàn)臨時問題，難以召集所有學(xué)生來解決問題。因此，學(xué)生檔案管理難度系數(shù)較高。

　　（二）管理具有不統(tǒng)一性

　　因多個教學(xué)點辦學(xué)并存，成人教育的學(xué)生較為分散，有的學(xué)生檔案由高校本部直接管理，有的由教學(xué)點間接管理，這使得成人教育學(xué)生的檔案管理不能集中，這種分散的檔案管理不利于進行規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理。

　�。ㄈ�）管理內(nèi)容復(fù)雜多樣

　　成人教育學(xué)生多來自在職工作人員，因工作變動或家庭因素等，多出現(xiàn)異動情況，轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)點、信息更改等。這些不確定性的變動給學(xué)生檔案管理工作帶來極大的麻煩。另外，檔案管理的不連續(xù)也給教學(xué)工作帶來不便�？梢姡�成人教育學(xué)生檔案的管理具有復(fù)雜多變的特點。

　　三、成人教育學(xué)生檔案管理策略

　　（一）提升管理人員的素質(zhì)

　　為了保證檔案管理工作的規(guī)范以及管理流程的順暢，成人教育學(xué)生檔案管理體系構(gòu)建首先要提升管理人員的素質(zhì)，端正管理人員的工作態(tài)度，提升管理人員的工作責(zé)任感，培養(yǎng)其良好的職業(yè)道德。同時，要加強對人員的培訓(xùn)，提升其對繁雜資料的整理能力，實現(xiàn)對檔案的準確歸檔，并要加大對檔案學(xué)、計算機專業(yè)人員的引進。還要通過一定制度約束管理人員的行為，逐漸完善其工作能力。

　�。ǘ�）實現(xiàn)規(guī)范化的管理模式

　　成人教育學(xué)生檔案管理內(nèi)容制定要結(jié)合管理者和被管理者的需求，并以共同約定的形式形成。另外，要加強管理者和被管理者的面對面交流，通過定期開展學(xué)生檔案管理交流會議，實現(xiàn)對管理人員的培訓(xùn)。對管理人員的崗位角色以及其承擔(dān)的工作任務(wù)進行明確，并要為任務(wù)的實現(xiàn)配備充分的資源支持，并為其提供選擇資源的能力，同時，也要讓管理人員承擔(dān)管理責(zé)任，從而在真正意義上將管理工作進行落實。

　�。ㄈ�）引進現(xiàn)代化的先進管理技術(shù)

　　科技的發(fā)展為知識的傳播和管理提供了支持，成人教育的學(xué)生檔案管理工作也逐漸引入了信息化的管理理論和技術(shù)。因此，有關(guān)人員要利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行學(xué)生檔案管理。首先，要將學(xué)生的檔案資料進行計算機程序的錄入，通過建立學(xué)生電子檔案實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，減少因紙質(zhì)管理帶來的損壞、信息缺失的問題。其次，要提高硬件設(shè)施中服務(wù)器的配置，保證寬帶的覆蓋能力，增強數(shù)據(jù)處理的安全性，提升數(shù)據(jù)管理的速度。再其次，軟件方面要應(yīng)用現(xiàn)階段流行的B/S模式，實現(xiàn)對不同用戶群體的覆蓋，統(tǒng)一管理平臺，建立覆蓋全體學(xué)生的檔案資源體系，并逐漸以一種生動、豐富的方式實現(xiàn)和用戶的交流。最后，要將學(xué)生檔案進行云盤備份，保證其在出現(xiàn)特殊問題的時候及時恢復(fù)能力，提升檔案管理的安全。

　　綜上所述，成人教育學(xué)生檔案管理工作對提升成人教育效果具有重要的作用，隨著教育改革發(fā)展形勢下對成人教育的重視，其檔案管理水平也被教育者關(guān)注，但同時成人教育人數(shù)的增加也加劇了檔案管理的負擔(dān)。因此，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理工作者只有樹立積極的管理理念，提升個人管理技能，增強責(zé)任意識，才能實現(xiàn)我國成人教育學(xué)生檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

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