新人如何給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)商務(wù)郵件

時(shí)間：2022-10-26 15:47:29 學(xué)習(xí)方法我要投稿

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　　作為一個(gè)職場(chǎng)新人，你是怎么樣給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)郵件的?給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)郵件時(shí)一門(mén)學(xué)問(wèn)，商務(wù)人士發(fā)重要的電子郵件需要注意以下幾點(diǎn)：

新人如何給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)商務(wù)郵件

　　1、搞清自己的身份

　　雍正年間，湖廣總督楊宗仁給新主上了一道精心準(zhǔn)備的請(qǐng)安奏折。

　　這個(gè)折子的內(nèi)容與其他所謂請(qǐng)安折無(wú)異，正文只有“請(qǐng)皇上圣安”五字，類似于今天英文里的“just to say hi”。

　　但楊宗仁是下了心思去奉承這個(gè)新主的，奏折封皮黃綾上畫(huà)了躍在壽山福水之中的五爪騰龍，騰龍角上繪霞彩龍珠，龍珠中書(shū)“奏”，煞是好看。

　　可惜，此番苦心并沒(méi)有獲得垂青，反倒是抬頭“湖廣總督奴才楊宗仁”被雍正爺像小學(xué)語(yǔ)文老師改作文一樣，用朱筆圈起了“奴才”二字。

　　并在旁邊改正為“臣”。

　　為了避免這個(gè)不上道的大臣不明白，還語(yǔ)重心長(zhǎng)地加上一句“向后稱臣得體”。

　　原來(lái)按照清例，漢臣連稱奴才的資格都沒(méi)有。

　　這個(gè)熱臉貼了冷桃子的故事告訴我們，給上級(jí)寫(xiě)郵件，首先要搞清楚自己的身份，切勿用不得體的稱謂套近乎。

　　有新人剛進(jìn)公司個(gè)把月，就用淘寶體給高級(jí)副總裁寫(xiě)郵件，喚之曰“親”。

　　該郵件所求之事也理所當(dāng)然地被斷然拒絕，還成就了公司茶余飯后一著名段子。

　　也有開(kāi)口叫哥哥或姐姐的，我和你還沒(méi)見(jiàn)過(guò)面，也沒(méi)那么熟，請(qǐng)用董事長(zhǎng)/部長(zhǎng)/總監(jiān)/經(jīng)理/秘書(shū)等行政職務(wù)稱呼我好嗎?如果沒(méi)有職務(wù)，對(duì)方如果比你年長(zhǎng)，也比你先進(jìn)公司，稱呼其某某老師也好過(guò)親。

　　這些細(xì)節(jié)體現(xiàn)出職業(yè)人士的職業(yè)素養(yǎng)。

　　2、主題明確

　　原來(lái)在企業(yè)上班時(shí)，每天都要發(fā)出數(shù)十封郵件，也會(huì)收到數(shù)十封郵件。

　　相信那些在大公司工作過(guò)的人都能理解這是什么心情，每天收到的郵件實(shí)在太多，通常會(huì)通過(guò)看標(biāo)題來(lái)決定是否先閱讀。

　　如果連標(biāo)題都沒(méi)有的郵件可能直接當(dāng)垃圾郵件刪除，因?yàn)檎J(rèn)為連標(biāo)題都沒(méi)有的郵件不具備閱讀價(jià)值。

　　如果是給領(lǐng)導(dǎo)或重要客戶發(fā)郵件，更加要注意主題的明確性。

　　大公司的領(lǐng)導(dǎo)每天日理萬(wàn)機(jī)一點(diǎn)也不為過(guò)，請(qǐng)尊重他的時(shí)間，也留給對(duì)方好印象。

　　外企職員發(fā)郵件通常在開(kāi)頭標(biāo)注FYI (for your information)和FYA (for you ractions)的習(xí)慣，可以讓那些日理萬(wàn)機(jī)的領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分郵件是知會(huì)性還是要求馬上處理的。

　　因此我們給上級(jí)和重要客戶寫(xiě)郵件，一定要在郵件題目里說(shuō)明白郵件的主旨，到底是聯(lián)絡(luò)感情、知會(huì)、請(qǐng)示，還是期望得到協(xié)助和解決。

　　3、內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要

　　商務(wù)電子郵件不是寫(xiě)抒情散文，一定要注意行文通順、表達(dá)清晰，簡(jiǎn)明扼要。

　　大家時(shí)間都很寶貴，尊重別人時(shí)間也能贏得別人尊重。

　　同時(shí)復(fù)雜的事情如能簡(jiǎn)單清晰的表達(dá)，也可以看出一位職業(yè)人士溝通能力，間接展示其干練、思路清晰的形象。

　　如郵件內(nèi)容較多，建議分段說(shuō)明。

　　我個(gè)人喜歡用項(xiàng)目符號(hào)。

　　如給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件，多件事情需要請(qǐng)示，通常我會(huì)說(shuō)：以下事項(xiàng)需要請(qǐng)您定奪，具體如下：1、項(xiàng)目;2、項(xiàng)目;

　　4、項(xiàng)目

　　有些人士發(fā)來(lái)的電子郵件又極度簡(jiǎn)明扼要，簡(jiǎn)單到就一個(gè)附件，正文一個(gè)字沒(méi)有，也沒(méi)有署名，除非事前已經(jīng)溝通好郵件內(nèi)容，否則通常會(huì)被別人認(rèn)為此人沒(méi)有基本的職業(yè)素養(yǎng)。

　　那些聯(lián)絡(luò)感情的郵件，在現(xiàn)代社會(huì)大可以留給微博、微信、短信就可以。

　　雖然手機(jī)打字比較費(fèi)事，所幸字也不用多——“恭請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)圣安”足以。

　　5、重要的電子郵件沒(méi)有回音一定要電話確認(rèn)

　　我有位朋友是某跨國(guó)汽車(chē)公司的法務(wù)總監(jiān)，前段時(shí)間休假去外國(guó)旅游。

　　其下屬接到法國(guó)那邊的同事要向他一份文件，按照他們公司規(guī)定是要走相關(guān)的流程。

　　該下屬先給我這位朋友發(fā)了封郵件，但在國(guó)外旅游咋可能時(shí)時(shí)查收，況且又有時(shí)差問(wèn)題。

　　其下屬不見(jiàn)回音，直接就給國(guó)外的同事把資料發(fā)過(guò)去。

　　把這位上司氣的夠嗆，回公司責(zé)問(wèn)下屬，為何不等回音就私自把公司的保密文件發(fā)出去。

　　其下屬委屈的表示你沒(méi)有回音!拜托，您堂堂一位三十多歲的法務(wù)碩士，不知道這樣重要的郵件沒(méi)有回音應(yīng)該和上司電話確認(rèn)嗎?因?yàn)槎嗉虑閷?dǎo)致上司對(duì)其非常不滿，最后結(jié)果是被勸退。

　　重要郵件沒(méi)有回音一定要電話確認(rèn)，否則后果自負(fù)。

　　最后和大家分享一封我收到的郵件，看到郵件后對(duì)有多次郵件往來(lái)但從未謀面的徐老師印象非常好，覺(jué)得其專業(yè)、可靠、做事非常認(rèn)真。

　　后來(lái)參加論壇，見(jiàn)到徐老師本人，果然人如其文。