工作通信禮儀

　　在商務(wù)往來(lái)中，使用電子郵件進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮儀規(guī)范，主要包括以下四個(gè)方面。以下是小編分享的工作通信禮儀，歡迎學(xué)習(xí)!

　　第一，在商務(wù)交往中，電子郵件也是一種商務(wù)文本，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫(xiě)。

　　向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫(xiě)。

　　在撰寫(xiě)電子郵件時(shí)，尤其要注意下面三點(diǎn)。

　　1.郵件的主題要明確。

　　一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。

　　若是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。

　　2.郵件的語(yǔ)言要流暢。

　　電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。

　　盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。

　　引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。

　　3.郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。

　　網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。

　　第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無(wú)意義的郵件。

　　在現(xiàn)代信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。

　　對(duì)商界人士來(lái)講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。

　　所以有人才會(huì)說(shuō)：“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。

　　有鑒于此，若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。

　　尤其是不要以之與他人談天說(shuō)地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出。

　　不過(guò)一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。

　　第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問(wèn)題。

　　編碼的問(wèn)題是由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國(guó)的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國(guó)家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。

　　因此，當(dāng)一位商界人士使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國(guó)內(nèi)地之外的其他一切國(guó)家和地區(qū)里的中國(guó)人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書(shū)。

　　因此，商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。

　　第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能。

　　現(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。

　　這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類(lèi)功能商界人士是必須慎用的。

　　這主要是因?yàn)�，一方面，�?duì)電子郵件修飾過(guò)多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢(qián)，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。

　　另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。

　　這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。

　　商務(wù)郵件的修辭

　　修辭是撰寫(xiě)商務(wù)電子郵件最困難的部分。

　　如果用平常說(shuō)話的語(yǔ)氣，很容易被視為無(wú)禮，這是因?yàn)檠垡?jiàn)為憑，文字用看的往往比用聽(tīng)更容易被放大檢驗(yàn)。

　　因此，撰寫(xiě)商務(wù)電郵前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤(pán)與屏幕，這樣可以讓語(yǔ)氣溫暖一點(diǎn)。

　　但要記得，書(shū)寫(xiě)時(shí)要比口語(yǔ)對(duì)話再稍微正式一點(diǎn)。

　　設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在別人的思考里思考。

　　了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可。

　　多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來(lái)簡(jiǎn)短扼要，有親和力但不失禮。

　　郵件主題：

　　如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議分開(kāi)不同的電郵傳送，也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。

　　郵件結(jié)構(gòu)：第一段與最后一段是重點(diǎn)

　　電子郵件的撰寫(xiě)，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段。

　　如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。

　　要求：主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情

　　當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)，在信件的一開(kāi)始，就說(shuō)明你的要求。

　　如果內(nèi)容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。

　　日期：郵件的日期與時(shí)間要明確

　　在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個(gè)月(如8月)」，時(shí)間也要明確，是上午還是下午?是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)?以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。

　　回復(fù)郵件：

　　如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)自于你的回復(fù)。

　　此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫(xiě)上「回復(fù)主旨：XXXXXX」讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一封信。

　　風(fēng)格：

　　檢查自己寫(xiě)的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對(duì)話式的寫(xiě)作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。

　　語(yǔ)感:

　　1.采用主動(dòng)的語(yǔ)氣。

　　讓收信者知道，是誰(shuí)應(yīng)該來(lái)做這件事情。

　　例如：

　　A.你對(duì)這件事情有什么想法?

　　B.有誰(shuí)可以提供意見(jiàn)給我?

　　看得出來(lái)嗎?A比B來(lái)得主動(dòng)而明確。

　　2.動(dòng)詞比名詞更有力量。

　　讓我們念念看以下兩句話：

　　C.讓我們做個(gè)計(jì)劃吧!

　　D.讓我們計(jì)劃這件事情。

　　在D句里，計(jì)劃兩個(gè)字被用在動(dòng)詞的表現(xiàn)，會(huì)比C句用在名詞有力量。

　　最后也是最重要的是，當(dāng)你使用職場(chǎng)的電子郵件對(duì)外溝通，就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件的分寸，不要假公濟(jì)私，撰寫(xiě)或傳送與職場(chǎng)毫無(wú)關(guān)系的內(nèi)容，因?yàn)樵谀承┠悴恢�情的狀況之下，電郵會(huì)被保存在企業(yè)的公用硬盤(pán)或備份檔案中。

　　群發(fā)郵件需注意到禮儀【2】

　　在郵件發(fā)送操作中有下面幾個(gè)概念：

　　收件人

　　收件人是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫(xiě)他的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫(xiě)信頁(yè)右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來(lái)添加。

　　收件人可以并列多個(gè)，通常以分號(hào)隔開(kāi)。

　　抄送地址

　　點(diǎn)擊“添加抄送地址”打開(kāi)抄送地址輸入框，抄送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫(xiě)對(duì)方的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫(xiě)信頁(yè)右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來(lái)添加。

　　暗送地址

　　點(diǎn)擊“添加暗送地址”打開(kāi)地址輸入框，暗送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫(xiě)他的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫(xiě)信頁(yè)右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來(lái)添加。

　　對(duì)方收到郵件時(shí)，收件人和抄送人的郵箱中不會(huì)顯示暗送人地址。

　　群發(fā)郵件時(shí)，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三種形式。

　　如果您給某人和其他人一起發(fā)郵件時(shí)，不介意大家知道你在同時(shí)發(fā)給其他人，則可以使用“并列收件人”和“抄送”。

　　信件的所有收件人都能夠看到其他收件人、以及您指定為“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。

　　“密送”代表“不顯示的副本”。

　　這極相似于“抄送”功能，只不過(guò)“密送”的收件人名址不會(huì)被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看見(jiàn)。

　　假如您給很多客戶一起發(fā)郵件，此時(shí)就不應(yīng)當(dāng)使用“并列收件人”和“抄送”，否則原本不認(rèn)識(shí)的客戶之間，可能通過(guò)您的郵件，得到了其他不認(rèn)識(shí)的客戶的郵件地址。

　　而泄露客戶個(gè)人信息的人，就是您了。

　　此時(shí)，使用“密送”更為妥當(dāng)。

　　但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因?yàn)閷?duì)方的郵箱可能還有超級(jí)厲害的“全部回復(fù)”的功能。

　　不同郵箱的“全部回復(fù)”功能不同。

　　我們?cè)賮?lái)看兩個(gè)回復(fù)操作中的概念：

　　回復(fù)：選擇一封郵件，點(diǎn)擊“回復(fù)”鏈接，將進(jìn)入寫(xiě)郵件頁(yè)，回復(fù)郵件給發(fā)件人。

　　此功能是一對(duì)一形式，“誰(shuí)發(fā)給我，我就給誰(shuí)回復(fù)”。

　　全部回復(fù)：選擇一封郵件，點(diǎn)擊“全部回復(fù)”鏈接，將進(jìn)入寫(xiě)郵件頁(yè)，有的郵箱的“全部回復(fù)”功能，是只回復(fù)給“發(fā)件人”和“抄送”中的郵件地址。

　　(在有些郵箱中“全部回復(fù)”不回復(fù)給并列收件人，所有并列收件人地址在收件人的收信頁(yè)面中都能看到。

　　抄送者可以被“全部回復(fù)”，并列收件人則不能直接“全部回復(fù)”。

　　這就是某些郵箱“并列收件人”和“抄送”的區(qū)別。

　　注意，有的郵箱的“全部回復(fù)”功能超級(jí)強(qiáng)大，是回復(fù)郵件給所有并列發(fā)件人和發(fā)件人在發(fā)送該封郵件時(shí)填寫(xiě)的所有“抄送”和“密送”中的全部郵件地址。

　　如果對(duì)方郵箱具有密送“全部回復(fù)”功能，那么無(wú)論您是使用“并列收件人”、“抄送”還是“密送”，當(dāng)對(duì)方點(diǎn)擊“全部回復(fù)”時(shí)，您群發(fā)的所有郵箱姓名地址都將出現(xiàn)在回復(fù)郵件頁(yè)面的“收件人”輸入框中。

　　也就是說(shuō)，無(wú)論您是否“密送”，都無(wú)法真正保密。

　　這樣不但客戶名址全部泄露，而且更嚴(yán)重的情況是，如果回復(fù)人也是個(gè)馬大哈，隨便點(diǎn)了“全部回復(fù)”而沒(méi)有注意到“收件人”輸入框中自動(dòng)跳出了那么多人的地址，那么他給您一個(gè)人回復(fù)的郵件，有可能同時(shí)發(fā)給了一群不相干的人，這會(huì)給我們的工作帶來(lái)極大的麻煩。

　　需謹(jǐn)記的事項(xiàng)：

　　給重要人物的重要郵件一定要一對(duì)一單獨(dú)發(fā)送。

　　群發(fā)操作之前一定要慎重考慮所采用的操作方式是否妥當(dāng)。

　　一旦發(fā)出，“覆水難收”。

　　不重要的通告式非保密郵件，可以在特定地址非保密組群里以三種形式群發(fā)，但要根據(jù)對(duì)方郵箱特性，慎重選擇使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送(密送)”功能。

　　回復(fù)他人郵件時(shí)，一定要再次檢查收件人地址是否正確。

　　使用尊稱(chēng)。

　　按照中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣，對(duì)尊者勿直呼其名，姓+尊稱(chēng)可以;姓+名+尊稱(chēng)可以;名+尊稱(chēng)亦可，只叫“名”或只叫“姓+名”無(wú)尊稱(chēng)，可能就不夠得體了。

　　尤其是直呼且只呼其名(姓和尊稱(chēng)都沒(méi)有叫出)，在關(guān)系不夠深的時(shí)候會(huì)讓對(duì)方感覺(jué)不適。

　　(當(dāng)然，關(guān)于稱(chēng)呼的禮儀，在不同文化下是不同的，此處不做討論了。

　　再次強(qiáng)調(diào)：記住別人的名字，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候能夠稱(chēng)呼別人的名字。

　　如果您已經(jīng)知道對(duì)方的名字，那么，當(dāng)您給對(duì)方發(fā)郵件時(shí)，“尊敬的某經(jīng)理：……”要比“經(jīng)理您好：……”收到回信的概率大很多，因?yàn)楹笳哌@樣的稱(chēng)呼容易讓對(duì)方聯(lián)想到，您的這封郵件是群發(fā)出來(lái)的廣告郵件，沒(méi)有必要認(rèn)真對(duì)待。

　　收發(fā)郵件(email)的禮儀匯總【3】

　　郵件的標(biāo)題：

　　標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件標(biāo)題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

　　2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。

　　3..最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫(xiě)了反而累贅。

　　4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。

　　也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”

　　5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。

　　6.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“*!”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。

　　7.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。

　　8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

　　主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　郵件中稱(chēng)呼與問(wèn)候：

　　1.恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。

　　這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、ALL。

　　如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。

　　稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。

　　關(guān)于格式，稱(chēng)呼是第一行頂格寫(xiě)。

　　2.Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

　　最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱(chēng)呼換行空兩格寫(xiě)。

　　結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)BestRegards，中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類(lèi)的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。

　　注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。

　　俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待

　　郵件的正文：

　　1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

　　若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。

　　不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。

　　但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類(lèi)與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

　　Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

　　正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。

　　最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。

　　2.注意Email的論述語(yǔ)氣

　　根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

　　尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

　　電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。

　　“郵件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)!

　　3.Email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。

　　如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。

　　保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。

　　4.一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。

　　不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很反感。

　　5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查

　　這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。

　　如果是英文Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi);如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

　　在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。

　　6.合理提示重要信息

　　不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。

　　合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

　　7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述

　　對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。

　　如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。

　　8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

　　BusinessEmail不是你的情書(shū)，所以:)之類(lèi)的最好慎用。

　　只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在-:)

　　郵件的附件：

　　1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

　　2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

　　3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

　　4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用

　　6.如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，

　　郵件語(yǔ)言的選擇和漢字編碼：

　　1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件

　　英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。

　　如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。

　　2.尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件

　　如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

　　3.對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。

　　你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。

　　4.選擇便于閱度的字號(hào)和字體

　　中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。

　　這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。

　　不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。

　　不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過(guò)大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過(guò)小，費(fèi)神又傷眼睛。

　　郵件的結(jié)尾簽名：

　　每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。

　　雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過(guò)多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。

　　簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。

　　你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

　　引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。

　　但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。

　　2.不要只用一個(gè)簽名檔

　　對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。

　　過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。

　　你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

　　3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。

　　字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

　　郵件的回復(fù)技巧：

　　1.及時(shí)回復(fù)Email

　　收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的,這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。

　　對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。

　　如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。

　　不要讓對(duì)方苦苦等待，記�。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

　　如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

　　當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。

　　不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

　　3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

　　對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。

　　怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

　　4.不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

　　如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。

　　此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。

　　電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

　　對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。

　　此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

　　5.要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)

　　如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了

　　如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道;不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。

　　如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。

　　你們討論好了再告訴大家。

　　不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。

　　點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!

　　6.主動(dòng)控制郵件的來(lái)往

　　為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。

　　正確使用郵件的發(fā)送，抄送，密送：

　　要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

　　1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

　　2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

　　3.而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。

　　這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。

　　4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。

　　比如按部門(mén)排列;按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。

　　適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

　　5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

　　6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

　　在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。

　　除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

　　如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。

　　不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

　　不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

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