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淺談行政組織固定資產(chǎn)管理的情況
摘要：審計(jì)機(jī)關(guān)加強(qiáng)行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)其高效使用，是政府高效行政的需要。行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位履行職能的物質(zhì)基礎(chǔ)，研究其管理，既是行政單位樹(shù)立“資產(chǎn)管理與資金管理并重”新理念，改變“重錢(qián)輕物，重用輕管”舊觀念，本文從審計(jì)的角度分析行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中存在的主要問(wèn)題，提出了加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的措施和方法。
關(guān)鍵詞：行政組織 審計(jì)機(jī)關(guān) 固定資產(chǎn)
一、行政組織固定資產(chǎn)管理概述
(一)行政組織固定資產(chǎn)管理的環(huán)節(jié)
根據(jù)行政單位財(cái)務(wù)規(guī)則第三十條，固定資產(chǎn)是指使用期限超過(guò)一年，單位價(jià)值在1000元以上(其中：專用設(shè)備單位價(jià)值在1500元以上)，并且在使用過(guò)程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。單位價(jià)值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但是耐用時(shí)間在一年以上的大批同類物資，作為固定資產(chǎn)管理[1]。固定資產(chǎn)的管理應(yīng)該包括以下環(huán)節(jié)：
1.固定資產(chǎn)的配置 《規(guī)則》第三十四條規(guī)定：“行政單位應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)規(guī)范、從嚴(yán)控制、保障工作需要的原則合理配置資產(chǎn)。
2.固定資產(chǎn)的使用 必須加強(qiáng)固定資產(chǎn)日常管理，賬務(wù)管理，規(guī)范固定資產(chǎn)出租出借行為，積極推動(dòng)資源共享和裝備共建。
3.固定資產(chǎn)的處置 《規(guī)則》第四十二條規(guī)定：“行政單位資產(chǎn)處置應(yīng)當(dāng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，嚴(yán)格履行相關(guān)審批程序�！�
(二)行政單位固定資產(chǎn)管理活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：
1.資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合 把資產(chǎn)管理和預(yù)算管理看作有機(jī)統(tǒng)一的整體，使兩者互為前提和基礎(chǔ)，。一方面，財(cái)政預(yù)算是單位資產(chǎn)形成的主要渠道，依靠預(yù)算安排來(lái)實(shí)現(xiàn)單位國(guó)有資產(chǎn)的日常維持運(yùn)轉(zhuǎn)和價(jià)值補(bǔ)償，另一方面，資產(chǎn)管理水平也直接影響著預(yù)算資金分配的科學(xué)性和有效性。資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合，盤(pán)活存量資產(chǎn)，合理安排資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算，降低單位運(yùn)行成本[2]。
2.資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合 在會(huì)計(jì)要素中，“資產(chǎn)”占有非常重要的地位。資產(chǎn)管理是財(cái)務(wù)管理的有機(jī)組成部分，與財(cái)務(wù)管理是不可分割的。加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，就是加強(qiáng)資產(chǎn)管理。同時(shí)，加強(qiáng)資產(chǎn)管理，有效開(kāi)展資產(chǎn)管理工作，也有利于推動(dòng)財(cái)務(wù)管理工作，提高財(cái)務(wù)管理水平。如果將二者割裂開(kāi)來(lái)，將會(huì)導(dǎo)致資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)，形成“兩張皮”，既不能真正加強(qiáng)資產(chǎn)管理，也會(huì)影響財(cái)務(wù)管理工作[3]。
3.實(shí)物管理與價(jià)值管理相結(jié)合 實(shí)物管理與價(jià)值管理是資產(chǎn)管理工作的兩個(gè)方面，實(shí)物管理主要側(cè)重于保障實(shí)物資產(chǎn)的安全完整，價(jià)值管理主要側(cè)重于賬務(wù)管理。賬務(wù)管理為實(shí)物管理提供了根據(jù)，實(shí)物管理是賬務(wù)管理的基礎(chǔ)。實(shí)物管理與價(jià)值管理相結(jié)合的基本要求，是賬實(shí)相符、賬賬相符、賬卡相符。
二、行政組織固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題
(一)重購(gòu)置輕管理
根據(jù)現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度規(guī)定，行政單位僅對(duì)其擁有的固定資產(chǎn)進(jìn)行核算，卻并不核算反映政府固定資產(chǎn)方面的詳細(xì)信息，其核算的結(jié)果只是作為提供給統(tǒng)計(jì)部門(mén)參考資料。這就意味著用于購(gòu)置固定資產(chǎn)方面的資金，一旦支出后就退出政府和公眾的視野，為行政事業(yè)單位重購(gòu)置輕管理的現(xiàn)象埋下了禍根。在購(gòu)入固定資產(chǎn)后，固定資產(chǎn)似乎就貶值了，人們不再關(guān)注其使用是否有效、管理是否到位，核算反映是否為真實(shí)情況。
(二)利用率不高
行政單位固定資產(chǎn)利用率存在多方面的問(wèn)題，首先，在布局上不合理，有些單位在購(gòu)入固定資產(chǎn)后，就沒(méi)有按預(yù)先計(jì)劃使固定資產(chǎn)投入使用，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的閑置，就進(jìn)入報(bào)廢階段。對(duì)于有些房屋等建筑物，構(gòu)建時(shí)唯恐規(guī)模不大，不能彰顯氣勢(shì)，花高價(jià)建造富麗堂皇的辦公場(chǎng)所卻未見(jiàn)得辦公效率有所提高，房屋也沒(méi)有得到充分的利用。其次，資金投入不合理，有些單位不能切合單位實(shí)際需要購(gòu)入固定資產(chǎn)，或是一味的專注于購(gòu)入新資產(chǎn)，而不注重固定資產(chǎn)的日常維護(hù)管理，降低固定資產(chǎn)的使用壽命，同時(shí)浪費(fèi)資金。再次，資產(chǎn)配置不符合標(biāo)準(zhǔn)，盡管行政單位財(cái)務(wù)規(guī)則對(duì)行政單位資產(chǎn)配置做出了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，但有些行政單位在固定資產(chǎn)購(gòu)置時(shí)，不根據(jù)有關(guān)規(guī)定，仍然目光短淺甚至盲目的進(jìn)行選擇，比如選擇的通用設(shè)備或者專用設(shè)備根本不符合單位實(shí)際需求，甚至沒(méi)有充分了解這些設(shè)備，更無(wú)從談及如何有效地使用和維護(hù)這些設(shè)備。最終因?yàn)閷?shí)際工作需求與配置供給不符而使得固定資產(chǎn)閑置。最后，不珍惜固定資產(chǎn)，輕率的報(bào)損。行政單位沒(méi)有建立起強(qiáng)烈的資產(chǎn)管理意識(shí)，主人翁意識(shí)不強(qiáng)烈，對(duì)實(shí)際存在的固定資產(chǎn)與賬面記錄的固定資產(chǎn)不進(jìn)行盤(pán)查核實(shí)，使得行政單位某些固定資產(chǎn)備受“冷落”，要不提前報(bào)損，或是資產(chǎn)已經(jīng)不存在還未報(bào)損[4]。
(三)廢棄資產(chǎn)處理不當(dāng)
當(dāng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清產(chǎn)核資時(shí)，有嚴(yán)格的程序、環(huán)節(jié)和管理監(jiān)督。按照固定資產(chǎn)折舊的性質(zhì)，固定資產(chǎn)折舊反映了固定資產(chǎn)在當(dāng)期生產(chǎn)中的轉(zhuǎn)移價(jià)值。行政單位并不生產(chǎn)產(chǎn)品或經(jīng)營(yíng)，不存在價(jià)值的轉(zhuǎn)移，因此，行政單位固定資產(chǎn)不計(jì)提折舊，除特殊規(guī)定的除外。所以，對(duì)于行政單位，對(duì)于長(zhǎng)期使用后應(yīng)報(bào)廢的固定資產(chǎn)，報(bào)廢時(shí)在具體操作上程序比較繁瑣，從而容易造成管理上的漏洞。比如由于審核部門(mén)是按一定比例審批行政單位報(bào)廢固定資產(chǎn)，因此，沒(méi)被批準(zhǔn)報(bào)廢的固定資產(chǎn)，在第二次申請(qǐng)報(bào)廢時(shí)，又得重復(fù)進(jìn)行先前的申請(qǐng)報(bào)廢手續(xù)，從而造成固定資產(chǎn)管理混亂。而且，在實(shí)際工作中，像計(jì)算機(jī)、各種辦公軟件這樣的固定資產(chǎn)更新速度很快，需要及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢，但由于繁復(fù)的審批程序，從而出現(xiàn)時(shí)滯，在審批通過(guò)時(shí)，一些更新速度很快的固定資產(chǎn)已經(jīng)進(jìn)入下一個(gè)發(fā)展階段。
(四)國(guó)有資產(chǎn)管理意識(shí)缺位
根據(jù)《行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》，行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)應(yīng)由國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)和各主管部門(mén)管理、監(jiān)督，但在實(shí)際工作中，這些部門(mén)危機(jī)意識(shí)不強(qiáng)，很難做到經(jīng)�；娜粘９芾恚话阒挥杏龅街卮筇厥馇闆r時(shí)，才對(duì)有關(guān)行政單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查，而對(duì)于存在的應(yīng)增加和減少的固定資產(chǎn)，很難做到全面掌握[5]。
三、加強(qiáng)行政組織固定資產(chǎn)管理的建議
(一)增強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的責(zé)任意識(shí)
行政單位應(yīng)該增強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的意識(shí)，嚴(yán)格遵守有關(guān)的財(cái)經(jīng)法規(guī)，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》規(guī)定：“單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)�！币虼�，行政單位必須貫徹執(zhí)行好《會(huì)計(jì)法》，使行政單位負(fù)責(zé)人真正承擔(dān)起固定資產(chǎn)管理的責(zé)任，使得行政單位固定資產(chǎn)管理與領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任掛鉤。此外，要加強(qiáng)培訓(xùn)，增強(qiáng)全體人員的固定資產(chǎn)管理責(zé)任意識(shí)，這是解決行政單位固定資產(chǎn)管理存在問(wèn)題的關(guān)鍵所在。
(二)建立資產(chǎn)管理成效與個(gè)人業(yè)績(jī)考核相結(jié)合的考核制度
行政單位應(yīng)將單位負(fù)責(zé)人的年終考核與資產(chǎn)管理成效相結(jié)合，督促其進(jìn)一步重視資產(chǎn)管理工作，以防國(guó)有資產(chǎn)流失。明確資產(chǎn)使用和保管責(zé)任人，落實(shí)資產(chǎn)使用人在資產(chǎn)管理中的責(zé)任。貴重資產(chǎn)、危險(xiǎn)資產(chǎn)、有保密等特殊要求的資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)指定專人保管、專人使用，并規(guī)定嚴(yán)格的接觸限制條件和審批程序[6]。 單位內(nèi)部有關(guān)人員的年終考核與其負(fù)責(zé)的資產(chǎn)管理工作相結(jié)合，制定可以量化的考核指標(biāo)，如專用設(shè)備的是否提前被報(bào)損，同時(shí)制定明確的獎(jiǎng)懲制度，合理落實(shí)責(zé)任，以增強(qiáng)其對(duì)固定資產(chǎn)管理的積極性，增加主人翁意識(shí)，從而促進(jìn)行政單位固定資產(chǎn)的有效利用，同時(shí)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的有效管理。
(三)提高資產(chǎn)配置效率
行政單位在購(gòu)入固定資產(chǎn)時(shí)，要緊密結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況，根據(jù)實(shí)際需要購(gòu)置固定資產(chǎn)，避免固定資產(chǎn)的閑置與浪費(fèi)。所以必須在購(gòu)入固定資產(chǎn)前做好需求與資產(chǎn)配置的評(píng)估，保證是有效地需求與供給。制定統(tǒng)一的資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)體系，通過(guò)嚴(yán)格的審核程序，將資產(chǎn)購(gòu)置支出的預(yù)算安排與單位的資產(chǎn)使用效率掛鉤，使資產(chǎn)配置科學(xué)合理，禁止超標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置。此外，必須提高行政單位固定資產(chǎn)使用人員的素質(zhì)，及時(shí)更新相關(guān)購(gòu)入設(shè)備的知識(shí)與技能，即新引進(jìn)的設(shè)備與人員素質(zhì)要配置合理，這樣才能保證固定資產(chǎn)的充分利用，同時(shí)，更加專業(yè)的人員才可能更好的對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理與維護(hù)，延長(zhǎng)使用壽命，保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的安全性。所以行政單位應(yīng)該定時(shí)對(duì)單位相關(guān)技術(shù)人員不僅進(jìn)行有關(guān)政策的學(xué)習(xí)，同時(shí)進(jìn)行有關(guān)設(shè)備使用及維護(hù)技能的學(xué)習(xí)。可以有意識(shí)的引進(jìn)更專業(yè)的高等院校畢業(yè)生，他們不僅思維活躍，而且更容易接受掌握新的知識(shí)技能。
(四)加強(qiáng)監(jiān)管
根據(jù)將于2014年1月1日起施行的行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)，單位內(nèi)部控制的目標(biāo)主要包括：合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防朽敗，提高公共服務(wù)的效率和效果。所以，要加強(qiáng)行政單位的固定資產(chǎn)管理，保證資產(chǎn)安全和使用有效，必須加強(qiáng)對(duì)行政單位固定資產(chǎn)管理的監(jiān)管。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合現(xiàn)有的資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)，統(tǒng)一建立基層行政事業(yè)單位資產(chǎn)監(jiān)管信息系統(tǒng)，使資產(chǎn)管理者、預(yù)算管理者、政府采購(gòu)管理者、資產(chǎn)賬核算者互通信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的數(shù)量與質(zhì)量的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施控制，杜絕違規(guī)行為，提高管理實(shí)效。
同時(shí)，進(jìn)行有效監(jiān)督，內(nèi)外監(jiān)督相結(jié)合，定期監(jiān)督和不定期監(jiān)督相結(jié)合，保證監(jiān)督的持久性和有效性，集中于事前監(jiān)督和事中監(jiān)督，及時(shí)解決固定資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，促進(jìn)建立健全固定資產(chǎn)管理的長(zhǎng)效機(jī)制和完善的管理制度，落實(shí)管理責(zé)任，逐步實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的制度化、規(guī)范化。
(五)加強(qiáng)需固定資產(chǎn)處置管理
行政單位需處置的固定資產(chǎn)包括閑置資產(chǎn)、因技術(shù)原因并經(jīng)過(guò)科學(xué)論證，確需報(bào)廢、淘汰的資產(chǎn)、因單位分立、撤銷、合并、改制、隸屬關(guān)系改變等原因發(fā)生的產(chǎn)權(quán)或者使用權(quán)轉(zhuǎn)移的資產(chǎn);非正常損失的資產(chǎn)、已超過(guò)使用年限無(wú)法使用的資產(chǎn)以及依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定需要進(jìn)行資產(chǎn)處置的其他情形。在處置固定資產(chǎn)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的科學(xué)論證。要嚴(yán)格按照“先報(bào)批后處置”的程序辦理，由資產(chǎn)占用單位對(duì)需處置的固定資產(chǎn)的使用狀況、損耗程度、處置原因等方面作書(shū)面說(shuō)明報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)同使用部門(mén)、專職負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)資產(chǎn)評(píng)估作出處置意見(jiàn)并簽署書(shū)面意見(jiàn)后，向主管部門(mén)、財(cái)政部門(mén)、國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)提出申請(qǐng)報(bào)告，并按有關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自處置國(guó)有資產(chǎn)，否則應(yīng)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。從而加強(qiáng)各單位對(duì)固定資產(chǎn)處置的謹(jǐn)慎意識(shí)，防止國(guó)有資產(chǎn)的浪費(fèi)和流失。
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