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教你如何寫出完美的公司年度總結(jié)
年關(guān)將近你的年終總結(jié)應(yīng)該怎么寫呢?對(duì)大部分職場(chǎng)中人而言，年終總結(jié)報(bào)告很可能只是一份例行公事的“家庭作業(yè)”，你甚至不能確定自己辛苦逐字逐句(或是七拼八湊)碼足的幾千上萬(wàn)字，會(huì)不會(huì)被頂頭上司瞥上一眼。
但是也許沒(méi)人敢對(duì)這個(gè)“一年一度”的總結(jié)怠慢，不管這一年里表現(xiàn)是好是壞，業(yè)績(jī)是好是賴，每個(gè)人都要在這份總結(jié)里為自己“正名”：做不好是因?yàn)橛泻芏嗫陀^原因，沒(méi)有功勞也有苦勞吧?做的好是因?yàn)樽约号�，更重要的是因�(yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)英明!
于是一份小小的年終總結(jié)里，卻蘊(yùn)含了許多微妙的關(guān)系：你的“客觀原因”會(huì)不會(huì)讓上司覺(jué)得是在尋找托辭?你的“業(yè)績(jī)總結(jié)”會(huì)不會(huì)讓上司覺(jué)得是在邀功請(qǐng)賞甚至功高蓋主?你來(lái)年的“宏偉藍(lán)圖”會(huì)不會(huì)正好戳中老板的痛處?……沒(méi)人想把一份總結(jié)搞的那么復(fù)雜，但是職場(chǎng)如江湖，江湖中本就沒(méi)有簡(jiǎn)單的事。
首先，以下三種形式的年終總結(jié)，別出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的案頭：
1、 敷衍了事。這類年終總結(jié)是最常見(jiàn)的。
2、太仔細(xì)。通篇啰啰嗦嗦，表現(xiàn)自己的思想多于實(shí)際的業(yè)績(jī)。想要表現(xiàn)自己的文采不是不好，但還是要有點(diǎn)“八股文”意識(shí)，提綱式地點(diǎn)出要點(diǎn)，邏輯、標(biāo)題、結(jié)構(gòu)清晰，形容描寫的部分放在內(nèi)文就可以了。
3、報(bào)告太長(zhǎng)。一年的時(shí)間說(shuō)長(zhǎng)不長(zhǎng)，說(shuō)短不短，一兩頁(yè)的A4紙的總結(jié)，長(zhǎng)度已經(jīng)足夠。
另外，六個(gè)誤區(qū)你也需要謹(jǐn)記：
誤區(qū)一：“總結(jié)一定要低調(diào)”;
誤區(qū)二：“總結(jié)就是要格式化”;
誤區(qū)三：“報(bào)喜不報(bào)憂是上策”;
誤區(qū)四：“總結(jié)就要面面俱到”;
誤區(qū)五：“總結(jié)難免臨陣磨槍”;
誤區(qū)六：“總結(jié)要向全體匯報(bào)”。
一份好的年終總結(jié)，不止需要記住上面的關(guān)鍵點(diǎn)，而且還要根據(jù)大家所在單位的性質(zhì)不同，有些不同的注意點(diǎn)你需要注意：
如果是國(guó)企的話，你需要注意：
要點(diǎn)一：篇幅要夠長(zhǎng)。要想做到篇幅長(zhǎng)，除了下苦工夫狠寫一通外，還有一個(gè)捷徑可走——字大行稀;
要點(diǎn)二：套話不可少。如開(kāi)頭必是“時(shí)光荏苒，2004年很快就要過(guò)去了，回首過(guò)去的一年，內(nèi)心不禁感慨萬(wàn)千……”;
要點(diǎn)三：數(shù)據(jù)要直觀。如今是數(shù)字時(shí)代，故數(shù)據(jù)是多多益善，如“業(yè)務(wù)增長(zhǎng)率”、“顧客投訴減少率”、“接待了多少來(lái)訪者”，等等。
要點(diǎn)四：用好序列號(hào)。序列號(hào)的最大好處是可以一句話拆成好幾句說(shuō)，還能幾個(gè)字或半句當(dāng)一句，在紙面上大量留白，拉長(zhǎng)篇幅的同時(shí)，使總結(jié)顯得很有條理。
如果是民營(yíng)企業(yè)或者外企，你需要注意：
一、要充分認(rèn)識(shí)到總結(jié)的要義;
二、對(duì)一年來(lái)工作的回顧，對(duì)一年來(lái)各項(xiàng)工作的完成情況進(jìn)行總結(jié)，全面總結(jié)成績(jī);
三、分析取得成績(jī)的原因;
四、對(duì)當(dāng)前形勢(shì)的展望與分析;
五、下一年度工作計(jì)劃與安排。
最后，你需要注意，藝術(shù)加工也是非常重要的：
一、重視意義，輕視細(xì)節(jié)或數(shù)字;
二、重視數(shù)字或細(xì)節(jié)，輕視意義;
三、重視亮點(diǎn)和口號(hào)，輕視所有其它的業(yè)績(jī);
四、重視將要做的事，強(qiáng)調(diào)觀察到的事;
五、重視想法的全面性，輕視細(xì)節(jié)的完整性;
六、絕對(duì)不要讓閱讀你年終總結(jié)的人看透你的寫作藝術(shù)，如果真有人閱讀的話。
在制作年終總結(jié)的時(shí)候如果還是存在恐懼感，以下5條可以有效的幫助到你：
一、分割時(shí)間段，去除總結(jié)恐懼癥
寫總結(jié)總是讓人頭疼，這樣的抱怨時(shí)常在我們耳邊響起：有啥好總結(jié)的呢？每天7點(diǎn)起床，8點(diǎn)上車，9點(diǎn)刷卡，干活，吃飯，干活，下班。天天如此，不是嗎？是的，如果把每一天的工作歸結(jié)為時(shí)間上的累加和重復(fù)，那么總結(jié)必然會(huì)失去其意義。不過(guò)真若如此，想必我們工作多久也不會(huì)有丁點(diǎn)進(jìn)步和教訓(xùn)，工作中的得失也一并忽略了。所以實(shí)際上并非無(wú)可總結(jié)，也不是總結(jié)太難，而是我們太懶。
我們對(duì)寫總結(jié)的恐懼，來(lái)源于我們對(duì)反思和回顧的怠慢。一年的時(shí)間，交給一兩個(gè)小時(shí)去總結(jié)，當(dāng)然無(wú)從下手。可如果我們?cè)跁r(shí)間軸上標(biāo)注出一些節(jié)點(diǎn)，然后依次記錄下當(dāng)時(shí)的收獲和成績(jī)，總結(jié)就會(huì)有的放矢，你的問(wèn)題也會(huì)得到梳理和明確。
因此，善于做每一天、每一月、每一段時(shí)間的小結(jié)，是做好年終總結(jié)的前提。
如何小結(jié)？我們可以跨界地借鑒一下柳比歇夫的時(shí)間管理方法：
1、記錄。制作工作記實(shí)表，真實(shí)準(zhǔn)確地反映每段工作所耗費(fèi)的時(shí)長(zhǎng)，這一點(diǎn)可以借助很多時(shí)間管理軟件進(jìn)行，用很短的語(yǔ)句來(lái)描述即可；
2、統(tǒng)計(jì)。每填完一個(gè)時(shí)間區(qū)段后，對(duì)時(shí)間耗費(fèi)情況進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，用去的時(shí)間，應(yīng)該同從事的工作相稱。看看每一部分工作的時(shí)間比例有多大；
3、分析。單純地羅列自己的工作，只能讓總結(jié)成為一篇枯燥的流水賬，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，還要不流于問(wèn)題的現(xiàn)象。這需要對(duì)照工作效果，進(jìn)行分析，包括成本與產(chǎn)出、時(shí)間耗費(fèi)的情況，找出造成低效的因素；
4、反饋。根據(jù)分析結(jié)果制訂消除阻礙因素的計(jì)劃，并反饋于下一時(shí)段。
二、連續(xù)、密集記錄的要義在于如下幾個(gè)方面：
1、保持記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。真實(shí)是指工作現(xiàn)場(chǎng)的記錄，而不是補(bǔ)記的。準(zhǔn)確是要求記錄的誤差不大于15分鐘，否則記錄就無(wú)使用價(jià)值；
2、切記！不要相信記憶的估算，人對(duì)時(shí)間這種抽象物質(zhì)的記憶是十分不可靠的
3、選擇的時(shí)間記錄區(qū)段要有代表性；
4、及時(shí)調(diào)整時(shí)間、精力的分配計(jì)劃。在檢查時(shí)間記錄時(shí)，要找出上一時(shí)段計(jì)劃時(shí)間與實(shí)耗時(shí)間的差，并以此為根據(jù)，對(duì)下一時(shí)段的時(shí)間耗用予以重新分配；
5、堅(jiān)持就是成功。
有了足夠多的統(tǒng)計(jì)樣本，做好了資料的準(zhǔn)備工作，大事小情一目了然。從你的時(shí)間脈絡(luò)里找出事物的發(fā)展規(guī)律，指引未來(lái)的工作，這正是總結(jié)的價(jià)值所在。這時(shí)，我們?cè)賮?lái)落筆。
三、不必標(biāo)準(zhǔn)化，保持閱讀的快感
不論是職場(chǎng)新丁還是老鳥(niǎo)，在寫此類總結(jié)時(shí)都習(xí)慣于先上網(wǎng)搜一搜范文，大家看到的范式都相差不多，于是寫法上就有了標(biāo)準(zhǔn)的范式。這不僅使得總結(jié)毫無(wú)光彩，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，起不到任何收效。對(duì)于大部分的文種而言，總結(jié)是個(gè)人思維的展現(xiàn)，完全可以帶有自己的個(gè)人風(fēng)格。
一般說(shuō)來(lái)，總結(jié)確有其規(guī)范，比如內(nèi)容上不外乎3個(gè)方面：基本情況、成績(jī)和失誤，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和來(lái)自展望。但是展現(xiàn)的手段則不必拘于一格，對(duì)于新人來(lái)講，總結(jié)可以寫得熱情洋溢，激情飛揚(yáng)；而對(duì)于一個(gè)工作經(jīng)驗(yàn)豐富的職場(chǎng)人，則可以借助圖表、模型等展現(xiàn)手段來(lái)清晰、量化地反映工作情況。實(shí)際上你保持著個(gè)人的寫作模式，還一定程度上維護(hù)了你的創(chuàng)新精神。
表述方式上最好是敘述和議論的有機(jī)融合，敘述通過(guò)對(duì)人物、事件、原因、結(jié)果的交代來(lái)對(duì)工作狀況做明晰的說(shuō)明，議論則是指分析、綜合、論證，它能把分散的、感性的材料轉(zhuǎn)化和提升為具有指導(dǎo)意義的理論。
好看的總結(jié)不僅要自然、夾敘夾議、有真材實(shí)料（俗稱干貨），而且一定是詳略得當(dāng)?shù)�。長(zhǎng)短要與實(shí)際的工作量相匹配，一個(gè)入職不久的新人，寫了20多頁(yè)紙，工作態(tài)度沒(méi)得說(shuō)，氣勢(shì)也有了，但難免讓看的人覺(jué)得頭大。
總結(jié)意味著挑選最重要的工作和想法進(jìn)行匯報(bào)，不要遺漏重點(diǎn)，也切忌面面俱到。要在第一印象，就給人留下想要閱讀下去的良好視覺(jué)觸感。密密麻麻，或者厚厚一羅，都會(huì)使人望而生畏。
四、掌握分寸，講出事實(shí)
報(bào)喜和報(bào)憂是總結(jié)中永恒的兩大主題，比例該如何分配？有人總想掩飾自己的失誤，推卸責(zé)任，或者展示謙虛，過(guò)分退讓，這些都是費(fèi)力不討好的動(dòng)作，只會(huì)導(dǎo)致在自夸和自貶中搖擺不定。其實(shí)保持客觀的秘訣是不要刻意，保留自己最真實(shí)的想法就好，你越尊重事實(shí)，別人也就會(huì)越尊重你。
真實(shí)、客觀就是禮貌，有一分說(shuō)一分，實(shí)實(shí)在在。含糊則讓人糊涂，很多時(shí)候，人們羞于面對(duì)真實(shí)的情況，于是總結(jié)充斥著“將要完成、預(yù)計(jì)達(dá)到”等等字眼，屬于隱性的夸大現(xiàn)實(shí)。有些人說(shuō)，這是為了讓總結(jié)的基調(diào)更向上，更有希望，這樣的想法實(shí)是出自錯(cuò)誤的出發(fā)點(diǎn)�？偨Y(jié)不單純是匯報(bào)數(shù)據(jù)，不能止于一個(gè)結(jié)果，它更重要的使命是一次回顧和反芻，對(duì)自己的優(yōu)勢(shì)與不足有沒(méi)有形成認(rèn)識(shí)，從前的工作已經(jīng)屬于過(guò)去，無(wú)法改變，只能如實(shí)面對(duì)，真正的價(jià)值是你的思考，你從那些細(xì)碎的工作中找到的規(guī)律和辦法。
除了要盡量真實(shí)，在語(yǔ)言和向上，還要注意把握分寸，總結(jié)不是寫給自己看，領(lǐng)導(dǎo)是一定會(huì)過(guò)目的，寫法上的個(gè)人化可不是彰顯工作中的個(gè)人主義，總結(jié)一定要提及大局�？陀^準(zhǔn)確的同時(shí)，姿態(tài)低調(diào)總是沒(méi)錯(cuò)的，這就是說(shuō)要看到功勞來(lái)自于上級(jí)和團(tuán)隊(duì)的支持配合，而不是留下一種“我做了最多工作”的印象。有職場(chǎng)專家曾說(shuō)過(guò)一個(gè)寫作技巧，供大家參考：寫上司和團(tuán)隊(duì)的部分，調(diào)子要高，但一略而過(guò)；寫到自己的部分就得具體實(shí)在，有功勞和成績(jī)，要寫足，但決不浮夸。
五、直觀數(shù)據(jù)，美化版面
寫好了總結(jié)，我們來(lái)看看如何做些美化工作。通篇文字容易讓人的閱讀產(chǎn)生不適，所以加進(jìn)數(shù)字說(shuō)明，不僅是客觀需要，而且叢直觀上也給人以閱讀上的喘息。但數(shù)字多了也還是枯燥，不妨變成更為美觀的圖表、圖形，一目了然，而且高聳的圓柱和柔軟的線條，還會(huì)給人以良好的心理暗示。
數(shù)據(jù)匯報(bào)的要點(diǎn)在于嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系，一層一層地排序，這樣使得數(shù)據(jù)有章可循，也有了上下文，同時(shí)它還是一種安全的做法。這樣做也有助于思路的梳理，從自己的工作延展到部門和公司的大局中，方便做橫向的對(duì)比，使看的人更容易明白和判斷。
有了思路，不妨為其添加上序列號(hào)，使你要表達(dá)的每一層含義都具有獨(dú)立的空間和細(xì)分區(qū)域，也讓紙張保持一定量的留白。
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