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農業(yè)科學技術研究檔案管理探討論文
1背景和意義
農業(yè)在國民經濟發(fā)展中具有重要的戰(zhàn)略地位，它是人類社會賴以生存和發(fā)展的最基本的產業(yè)。保障農業(yè)可持續(xù)發(fā)展，已成為當今世界的戰(zhàn)略任務。實現農業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根本出路在科技。農業(yè)科學技術研究是以自然生態(tài)環(huán)境、農作物為研究對象，根據一定的科學原理，不斷探求其真相、性質和規(guī)律，取得具有一定實用價值和學術意義，影響和促進農業(yè)發(fā)展的綜合智能、技能和物能的多學科、深層次和高水平的實踐探索活動。其實踐活動中自然產生大量的農業(yè)科學技術研究檔案，對于豐富科學技術資源寶庫、客觀反映和再現農業(yè)科學技術研究歷史及今后創(chuàng)新發(fā)展都具有十分重要而深遠的意義�？陀^反映農業(yè)發(fā)展歷史面貌的第一手史料是檔案。檔案存憑、留史、資政和育人的價值被廣泛認同。隨著農業(yè)科技創(chuàng)新的快速發(fā)展，研究領域的廣度、深度不斷拓展、延伸和細化，形成的不同形式載體的檔案成倍增加，建檔領域、歸檔內容和保存形式等隨之變化。新時期，國家檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略要求檔案館藏到2020年比2010年翻一番。為檔案事業(yè)發(fā)展提供制度保障的措施之一是要加強檔案標準化工作。檔案工作正在走向依法管理、開放和現代化。加強全覆蓋建檔，全范圍收集檔案資源；健全完善檔案工作體制機制，推進法制建設；加強科研檔案管理，科學整合檔案資源等，對農業(yè)科學技術研究檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。農業(yè)科研檔案工作既是一項長期工作，又是一項復雜的系統工程，需要統籌規(guī)劃、科學指導和法制保障。
2存在的問題
強化依法管理，已成為推進檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務。加強農業(yè)科研規(guī)范化管理，提高科研管理水平是農業(yè)科研事業(yè)發(fā)展的重要舉措。農業(yè)科研檔案工作是農業(yè)科研事業(yè)的重要組成部分。推進法制建設，建立規(guī)范一致的標準，是發(fā)展農業(yè)科研事業(yè)和檔案事業(yè)的客觀需要，更是今后工作查考、研究借鑒、探尋規(guī)律、如實反映農業(yè)科研成果創(chuàng)新、技術演變、改進方法和科技推廣等的有效舉措。目前，農業(yè)科學技術研究檔案的建檔、分類、歸檔、鑒定和安全保密等方面存在一定的問題。主要表現有：一是建檔不科學。直接記錄和反映農業(yè)科研單位職能工作形成的文件材料與國家、行業(yè)設立的重大農業(yè)科研攻關項目研究形成的文件材料混淆建檔；記錄同一研究活動的紙質、實物、照片、聲像和電子等不同載體、形式的檔案不能同步齊全建檔。二是分類不規(guī)范。因地域、氣候和土壤等自然差異造成農作物在不同地區(qū)的生長和效益差異，不同時期、不同地區(qū)農業(yè)科學技術研究的側重點不同，內容、名稱也各不一樣，可能造成歸檔路徑不暢，原分類不能適應實際需要，導致檔號不準確、標引混亂和查檢準確率低，從而影響服務質量。三是歸檔不全。農業(yè)科研工作的主戰(zhàn)場在田間、地頭和試驗室等，形成的記錄材料不同于文書檔案，具有特定的處理程序、法定的責任者和歸檔期限，由科研人員針對具體的研究對象自行設計、標識、記錄并通過實踐驗證而成，不注重記錄載體的質量，隨意性強且自行保存，會因科研人員調動、離職和退休等原因，造成歸檔不及時、不完整和質量瑕疵等。標準指一種或者一系列具有強制性要求或指導性功能，內容具有細節(jié)性技術要求和有關技術方案以及操作方法的規(guī)范文件[9]�，F有國家、行業(yè)標準不能滿足農業(yè)科學技術研究檔案工作的實際需要。針對自身特點和發(fā)展需要研究制定標準，是提升和促進其科學化、規(guī)范化、精細化和法制化管理水平和能力的有效舉措。
3主要做法
3.1以庫藏資源為對象自查分析
任何標準的制定，都需要一定的基礎資源作為參照。一是對庫藏的農業(yè)科學技術研究檔案進行清點、核查、統計和分析，摸清實存案卷的實際情況。二是梳理歷年來的制度建設、借閱利用及利用效果登記情況，以便統計分析、查找不足和總結經驗。三是核對實體案卷與檢索目錄的完整準確情況，抽查檢出實體案卷排列與標引路徑，探討改進措施。
3.2采取多種形式開展調查研究
一是問卷調查。針對農業(yè)科學技術研究檔案概況、庫房建設、設施設備、檔案人員、管理制度、庫藏情況、查閱利用、數字化等現狀、存在問題以及未來發(fā)展的意見，進行較大范圍的問卷調查。對反饋問卷進行認真細致的研究分析，分類歸納，掌握普遍性問題、個案和強化管理的意見。二是考察調研。走訪一些具有一定規(guī)模和影響力的農業(yè)科研單位，與檔案專家、文秘人員交流溝通，了解其管理現狀、突出問題、制約因素與規(guī)范措施等。三是文獻查考。重點搜集查閱發(fā)達國家以及國內農業(yè)科研機構農業(yè)科學技術研究檔案的內容、形式和管理等現狀、問題以及發(fā)展目標和方向，學習借鑒成熟理論和先進經驗。
3.3匯總分析
采用比較分析與歸納總結、理論分析與實踐研究相結合等方法，對調查內容、數據進行全面匯總分析。研究探討農業(yè)科學技術研究檔案安全管理和有效利用的必要性、目的和意義。對其工作內容、屬性以及涵蓋范疇、建檔對象、歸檔內容和鑒定原則方法等進行分析研究，探索其發(fā)展規(guī)律與內在聯系，界定相關概念。提出建立其安全管理和有效利用長效機制保障的建設模式；提出其數字化管理的策略與技術途徑；提出建立促進其科學化、規(guī)范化、精細化和法制化管理的標準體系。
3.4研究實踐
以調查研究為基礎，結合實際工作，詳細設計、起草和制定相關標準，并在實務工作中應用實踐。一是建立農業(yè)科學技術研究檔案分類。為科學建檔、有序歸檔、檢索標引和準確查檢提供指導，為實現應建盡建、能歸盡歸搭建平臺。二是制定管理規(guī)范和農業(yè)科研項目文件歸檔整理規(guī)范。實現農業(yè)科研單位完成職能研究工作與大中型農業(yè)科研項目研究任務中形成文件材料的分類建檔，規(guī)范管理。三是建立地方標準體系。按照國家質量技術監(jiān)督標準制訂定有關要求，履行申報、征求意見、修訂完善、專家評審和質疑答辯等程序，申報地方批準或國家、行業(yè)標準，推進法制管理。
4內容框架
4.1《農業(yè)科學技術研究檔案管理規(guī)范》（DB62/T2343-2013）
本標準定義農業(yè)科學技術、農業(yè)科學技術研究、農業(yè)科研文件材料、農業(yè)科研檔案、卷內目錄、備考表和歸檔說明書等術語；針對農業(yè)科研文件材料的產生、形成、收集、整理、鑒定、立卷和歸檔，到轉化為農業(yè)科學技術研究檔案的整理、保管、借閱利用、鑒定銷毀和統計開發(fā)等各業(yè)務工作，逐一提出管理原則、細節(jié)技術、操作規(guī)程及質量要求。
4.2《農業(yè)科學技術研究檔案分類》（DB62/T2344-2013）
本標準規(guī)定其分類標引的基本原則、不同類型和主題的農業(yè)科學技術研究檔案分類標引規(guī)則及程序。以庫藏實體資源和擴充建檔對象為前提，廣泛涵蓋農業(yè)教育學科、農業(yè)科研領域及今后發(fā)展趨勢等，搭建十九級一級類目和四層級類目。針對未來新增對象預留建檔空間和路徑，設“其他”類目。建立科學分類的指導和依據。
4.3《農業(yè)科研項目文件歸檔整理規(guī)范》（DB62/T2345-2013）
本標準定義農業(yè)科研項目、農業(yè)科研項目文件材料、農業(yè)科研項目檔案、檔號編制和全宗號等專業(yè)術語。提出農業(yè)科研項目文件材料的歸檔范圍、整理方法、質量要求以及檔號、全宗號等編目規(guī)則。
5作用
5.1為擴大建檔對象開通渠道
在今后農業(yè)科研事業(yè)發(fā)展進程中，凡是具有社會價值、農業(yè)科研價值以及關涉農業(yè)科研人員利益的記錄史料，發(fā)現一項、收集一項、建檔一項，提供建檔平臺和歸檔通道。
5.2為提升檔案質量進行全程指導和管控
農業(yè)科學技術研究檔案標準體系是相互關聯，環(huán)環(huán)相扣的動態(tài)平衡系統。一是為全覆蓋科學建檔、齊全歸檔和分類管理提供宏觀指導。二是為建立統一的檢索、標引體系，充分開發(fā)利用信息資源，實現信息交流與共享，提供規(guī)范一致的指導和依據。三是為促進農業(yè)科學技術研究檔案科學化、規(guī)范化、精細化和法制化，切實為農業(yè)科學技術研究活動保存真實、可靠的第一手文獻史料，維護農業(yè)科學技術研究檔案的真實、齊全、完整、準確、系統和安全，提升參考、查證和研究利用的服務能力，彰顯存憑、留史、資政和育人的作用，提高目標管理率、歸檔完整率和參考利用率。
5.3為推進信息化建設奠定基礎
隨著科學技術的迅猛發(fā)展，檔案信息化工作逐步深入，辦公自動化應用、檔案機讀目錄數據庫和數字檔案館（室）建設等已經開啟檔案工作新起點。物聯網、云計算、移動互聯以及農業(yè)智能設備、裝備逐步推廣應用等正在給農業(yè)發(fā)展帶來重大變革[11]。農業(yè)科研檔案信息化建設勢在必行。積極探索建立有效的標準體系，全程指導，科學建檔，準確歸檔，儲備豐富的檔案資源，優(yōu)化館藏，強化服務，加強農業(yè)科學技術研究檔案自身裝備，為適應信息化快速發(fā)展和加速農業(yè)科研檔案信息化建設奠定堅實基礎。
作者：郭秀萍 單位：甘肅省農業(yè)科學院
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