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農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化之我見的論文
摘 要：隨著國內(nèi)計算機信息技術(shù)在各行業(yè)的普及，各單位逐漸向辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化的方向邁進，計算機信息代替了傳統(tǒng)的手工記錄。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研管理的重要組成部分,是科研活動的重要環(huán)節(jié)，正由傳統(tǒng)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變，為順應(yīng)信息化時代的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作者面臨了更多挑戰(zhàn)。本文是筆者根據(jù)自己的實際工作及信息化發(fā)展趨勢，針對加快完善農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設(shè)做以探討。
關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)；檔案管理；信息化
1．目前農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀
農(nóng)業(yè)科研檔案主要是指農(nóng)業(yè)科技工作者在課題立項、申報、總結(jié)、成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。二十一世紀的今天，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的一個重要標志，加強檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為當今世界信息化發(fā)展的主要潮流。計算機技術(shù)的發(fā)展和多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也對農(nóng)業(yè)檔案資源的開發(fā)利用提出了新挑戰(zhàn)。
2．檔案管理工作是是本單位的發(fā)展歷程、重要事件、財產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)、各項科研與經(jīng)濟活動、會議、外事的歷史記載，“觀今宜鑒古”、“溫故而知新”說出了檔案管理工作的重要性。因農(nóng)業(yè)科研信息資源是農(nóng)業(yè)科技動態(tài)和發(fā)展規(guī)律的具體體現(xiàn)，也是農(nóng)業(yè)科研工作結(jié)晶的真實記錄。因此，搞好農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)，有助于促進農(nóng)業(yè)科研知識創(chuàng)新，增進農(nóng)業(yè)科技發(fā)展速度。
節(jié)省了空間：傳統(tǒng)檔案資料使用紙張記載，數(shù)量多存放空間較大，檔案管理信息化利用較小體積的存儲介質(zhì)（硬盤、光盤）存儲，存放空間小攜帶也方便。
3．如何實施農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)
3.1培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)和科研人員檔案意識 加快農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設(shè)，首先各級領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注，強調(diào)檔案管理信息化的重要性、優(yōu)勢及緊迫性，做檔案管理信息化建設(shè)的組織者、引導(dǎo)者，鼓勵各部門協(xié)助檔案管理工作者實施檔案管理信息化。其次因農(nóng)業(yè)科技檔案來源于廣大農(nóng)業(yè)科技工作者，大部分材料都比較分散，它是每個科技人員在農(nóng)業(yè)科研活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)積累。
3.2科研檔案工作納入科研管理制度之中 實行科研工作與建檔工作“四同步”管理，即：下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研項目計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果與檔案部門（科技檔案管理部門）出具課題歸檔情況證明材料同步。
3．3科研更新技術(shù)設(shè)備，提高技術(shù)支持 現(xiàn)代計算機信息技術(shù)是建設(shè)農(nóng)業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，農(nóng)業(yè)科研檔案室只有具備相應(yīng)技術(shù)，才能為開展檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)，否則都是一紙空文。首先，要具備現(xiàn)代化檔案室需要的硬件設(shè)備及配套設(shè)施，為網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)建立做基礎(chǔ)。其次就是開發(fā)出常用、通用的檔案信息管理軟件，以便于管理信息化與辦公自動化技術(shù)相結(jié)合，為實現(xiàn)檔案管理信息化做后盾，因計算機軟件更新較快，還要配備相應(yīng)的技術(shù)人員，即使對軟件進行更新，保證正常運行。其次是培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科研檔案室的工作人員對設(shè)備及軟件的保養(yǎng)維護意識，進行一些常見的安全保護及故障處理方面的培訓(xùn)。再次就是農(nóng)業(yè)科研檔案部門可以采取和其他科研單位及一些高校進行合作，通過學(xué)習(xí)借鑒，取長補短。
3.4加強管理者的服務(wù)意識 信息化的今天，農(nóng)業(yè)檔案管理者具有一定的創(chuàng)新意識，敢于創(chuàng)新，提高競爭力。檔案工作者必須掌握先進的管理知識，適應(yīng)時代發(fā)展對人才的需求，不斷轉(zhuǎn)變、擴大、發(fā)展和調(diào)整檔案管理工作職能，積極探索獨特的服務(wù)方式，提高其服務(wù)水平。
3.5培育檔案管理者專業(yè)人才 作為一名農(nóng)業(yè)科技檔案工作者，不但要具備一定的檔案管理經(jīng)驗和農(nóng)業(yè)技術(shù)知識，還要具備較強的綜合分析能力和語言表達書寫能力。從對檔案管理者的信息看，大專學(xué)歷占多數(shù)，尤其在我們農(nóng)業(yè)科研單位，這無疑會給建設(shè)檔案管理信息化帶來影響。對此檔案部門可以調(diào)一部分大專畢業(yè)生，改變檔案室內(nèi)部員工的隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)。為使檔案管理者順應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，首先為檔案信息管理者創(chuàng)造進修和和專業(yè)技能培訓(xùn)條件，讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)，拓寬知識面。其次要加強農(nóng)業(yè)、果樹等方面的理論研討, 多積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，提高檔案編研水平，盡快開展數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源庫。
4.提高檔案信息的獲取能力。
檔案部門獲取信息的傳統(tǒng)方式都是依靠歸檔制度進行歸檔，始終未擺脫掉“重藏輕用”的局面。信息技術(shù)盛行的今天，農(nóng)業(yè)作為中國第一大產(chǎn)業(yè)，社會在極大程度上將會從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。這要求農(nóng)業(yè)檔案工作者具有利用信息服務(wù)來信息獲取更多的信息能力,能熟練、速度地為利用者提供本館所藏的檔案信息,還要明確利用網(wǎng)絡(luò)帶來的工作便利和優(yōu)勢, 引導(dǎo)利用者更多去獲取網(wǎng)上的檔案信息資源，得到更多檔案信息。
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