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檔案管理工作中的不足及解決方法分析論文
檔案管理工作在各種工作中，是一項政策性、機密性、專業(yè)性比較強的工作，當今時代，由于我國經(jīng)濟社會正逐步發(fā)展，在檔案管理工作中，有很大的飛躍。但是若是要使得檔案工作的持續(xù)發(fā)展，便需要不斷的創(chuàng)新，和時代同步。《檔案法》自頒布實施以來，檔案行政主管部門在依法管理檔案與發(fā)展檔案的事業(yè)中，發(fā)揮了比較重要的作用，同時結合實際，出臺了檔案工作的相關條例、辦法、規(guī)定等法律法規(guī)和各種規(guī)范性文件，督促指導各單位做好不同門類的檔案工作，從而依法治檔得到廣泛宣傳，檔案事業(yè)逐步走向標準化、規(guī)范化、科學化的軌道，對于檔案事業(yè)能夠順利發(fā)展，打下了比較好的基礎。
一、檔案管理工作中存在的問題
(一)檔案工作意識淡薄，檔案法制觀念不強。
近年來，檔案部門充分利用“三月法制宣傳月”活動、標語、網(wǎng)站、知識競賽等各種形式，加強《檔案法》及其配套的檔案相關法律法規(guī)宣傳，同時與部門聯(lián)動，開展檔案行政執(zhí)法檢查。盡管如此，部分單位的領導覺得《檔案法》是一部制約力不強的軟法，而且和本單位的職能不符，只是檔案行政部門的事，對檔案和檔案工作一知半解或全然不知《檔案法》，因此對檔案工作的重視度與支持力不足。
(二)檔案管理的利用率低、質(zhì)量差、檢索效率不高。
近年來的官方調(diào)查中，檔案的管理質(zhì)量與利用率上存在著差距，其顯示為:1、一些單位的檔案分類明顯合理性不足，在期限上的保管劃分不夠準確;有的注重文件的歸檔，對材料的歸檔重視性不夠，還有個別的單位有著應歸檔的材料沒有及時歸檔的現(xiàn)象。2,檔案的信息化程度不高，目前全市沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，且檔案檢索工具單一，嚴重影響了檔案管理質(zhì)量尤其是提高檔案利用效率。3、檔案有手工檢索和計算機檢索兩種檢索方式。而在現(xiàn)如今，占有很大比重的是傳統(tǒng)的手工檢索。在手工檢索的途徑上，各個檔案部門編制了不同形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了多卻不精的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質(zhì)量越高。
(三)經(jīng)費不足故投入的檔案硬件不能滿足需要，缺少檔案工作記錄。
近年來，伴隨著科學技術的不斷發(fā)展，在管理中計算機及網(wǎng)絡技術得到較為廣泛的使用，管理方式也在不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的單位較少。檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。檔案工作記錄主要體現(xiàn)在以下幾個狀況:第一，檔案工作的計劃、總結缺乏。比較少的列入機關或主管部門的工作規(guī)劃與總結中，專職檔案員檔案工作少有正式的年度規(guī)劃與總結。第二，檔案交接手續(xù)缺乏;第二種手續(xù)明顯短缺，甚至不正規(guī)。第三，檔案室平常的管理工作，缺少具體的記錄。第四，檔案宣傳工作記錄缺少。
(四)檔案管理制度不健全，檔案專業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)不高檔案管理規(guī)范性不足。
檔案管理不規(guī)范問題在一些大的企事業(yè)單位和專業(yè)的檔案館中都普遍存在，主要體現(xiàn)在以下幾方面:1、檔案編號不規(guī)范。2、案卷標題不嚴謹。3、部分案卷缺少目錄。4、組卷比較混亂。雖然目前國家建立了一些檔案管理制度，但是在執(zhí)行過程中卻流于形式。在檔案的收集、保管、保護、借閱、保密、方面制度也不完善。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊也限制了檔案管理方式的完善。
二、對于檔案的管理應對措施如下:
(一)建立并創(chuàng)新知識資源管理的體系。
檔案實體收集、鑒定、管理等都是傳統(tǒng)的檔案管理方式，時空可限制檔案信息的流動，對于信息的共享與增值有著不利的影響。檔案信息管理機構運作方式是效率低的，管理形式比較落后，相比于呆板的服務機制，封閉式的管理型職能信息化與當下社會的現(xiàn)狀相違背，不符合知識經(jīng)濟形態(tài)社會中的充分利用與開發(fā)檔案信息資源的原則，對于開放式的知識型檔案管理職能的轉化不利，在關注檔案實體管理的同時，檔案管理會更注重檔案信息的管理，把檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的影響力充分發(fā)揮出來，為了形成一個完整的知識管理體系，著重于把知識在來源、生產(chǎn)、存儲，到流動、傳播、交流，直至學習、共享等的一系列過程整合。
(二)促進檔案管理方式的創(chuàng)新。
檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械綆觳刭Y源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量的基礎上，有目的地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時準確地為用戶提供服務。
(三)增強檔案管理人員的素養(yǎng)。
在社會主義建設事業(yè)中，檔案工作是不可缺少的重要組成部分，它影響社會的昨日。今日與明日的發(fā)展。在發(fā)展中持續(xù)提高對于檔案的管理效率，使得檔案的作用充分發(fā)揮，對社會有深刻的意義。然而，在檔案管理工作中的大量繁雜與枯燥的工作里，體現(xiàn)著工作者的責任，不單單是從服務中收獲到直觀的物質(zhì)財富和經(jīng)濟效益，這樣就要求工作人員自身需要有責任意識和積極向上的能量以及樂于奉獻的好品質(zhì)。在服務中需要主動與熱情;在服務語氣上需要禮貌周到;在服務方式需要積極地主動服務方式。從而讓使用者滿意，這是對于檔案人員職業(yè)道德素養(yǎng)的基本準則。
(四)檔案管理者要拓寬視野，加強現(xiàn)有資源的綜合利用。
由于改革逐步深入，檔案管理出現(xiàn)了一些待解決的問題，比如說，越來越多的檔案數(shù)量，在保管方面帶來了困難，也不利于提取與利用。落后的管理方法手段對于檔案的質(zhì)量有著直接影響。只有實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的問題。因此檔案管理人員需要做到:第一，增強責任意識，提高管理能力。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作。因此，檔案管理工作者需要學習廣泛的專業(yè)知識，增強閱歷，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì);第二，不斷加強學習，提高學習能力，增強自身的管理能力。如今社會，檔案管理趨于數(shù)字化、信息化發(fā)展，這也是檔案工作未來的發(fā)展方向。因此，檔案工作者需要結合崗位，在工作中多注意學習，提高專業(yè)素養(yǎng)的同時注重對計算機操作的熟練以及對信息化發(fā)展的認識，努力發(fā)展成綜合型檔案管理人才;第三，在現(xiàn)有資源的基礎上，對檔案加以整理。檔案是信息記錄的載體，因此是一種豐富的資源。但是檔案過于繁多，分類繁雜，不利于整理，在整理中勞動量過大，因此利用計算機等手段整理檔案，則會提高工作效率，增強信息整理的規(guī)范化。在人工立卷時，對文件的分類一般是靠管理者自身對文件的理解，雖然按照的標準是統(tǒng)一的，但每個人的理解不同，因此會造成分類不統(tǒng)一的情況出現(xiàn)，這樣會對案卷文件的質(zhì)量造成影響，對于利用和整理也帶來了不便。故此，需要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，這樣才能提高工作效率。
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