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檔案信息資源開發(fā)與開放策略
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摘要：本文通過引入檔案信息資源開發(fā)與開放理論，有針對性地提出促進檔案信息資源開發(fā)與開放的策略。
關(guān)鍵詞：檔案;信息資源;開發(fā);開放
檔案信息資源開放與開發(fā)利用，直接關(guān)系到檔案館開展信息服務(wù)方式的選擇與檔案信息化建設(shè)的優(yōu)劣成敗。適時開展檔案信息資源開放與開發(fā)利用研究，對于加大檔案信息資源開發(fā)的力度，更好地履行檔案工作為黨和政府的決策服務(wù)、為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)、為社會公眾服務(wù)的職能具有重要意義。
一、檔案信息資源開發(fā)與開放理論辨析
新時期檔案信息資源開發(fā)不僅包括開發(fā)工作本身，還包括檔案信息資源開發(fā)與檔案信息資源建設(shè)、檔案基礎(chǔ)工作、檔案開放工作、檔案利用工作、檔案信息化建設(shè)、檔案社會化服務(wù)的關(guān)系，研究它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而解決檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)、條件、手段、目的等問題，以便進一步加強檔案信息資源開發(fā)工作。
檔案信息資源開放就是將一般可以公開的和保密期滿的檔案信息資源，解除“封閉”，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后，即可通過一定的方式，進行開發(fā)利用。
二、檔案信息資源開發(fā)與開放策略的制定
(一)在建設(shè)中開發(fā)和開放
1、科學(xué)調(diào)整資源結(jié)構(gòu)，加強資源整合力度。如何進行結(jié)構(gòu)調(diào)整，實現(xiàn)檔案信息資源配置的科學(xué)化，從而適應(yīng)新時期的檔案信息資源開發(fā)，主要進行兩方面的工作：
(1)調(diào)整檔案信息資源結(jié)構(gòu)。檔案信息結(jié)構(gòu)包括檔案資源種類與成分的狀況，所以調(diào)整檔案信息資源的結(jié)構(gòu)應(yīng)從兩方面入手：①增加種類。新時期，為適應(yīng)社會發(fā)展的需求，檔案工作者應(yīng)把注意力和收集的重點迅速轉(zhuǎn)移到反映社會全面生活的檔案材料上來，改變目前檔案信息資源的種類和成分單一的狀況。注意收集經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究、對外貿(mào)易(包括傾銷與反傾銷、索賠與反索賠、補貼與反補貼等活動)、證券、保險、電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)信息保密、產(chǎn)品檢驗檢疫等工作中所產(chǎn)生的檔案以及“三資”企業(yè)、民營企業(yè)、資產(chǎn)重組企業(yè)、境外企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)、私人家族所形成的檔案;②增加成分。在收集檔案時，既要收集黨政機關(guān)的檔案，也要收集事業(yè)及基層單位的檔案;既要收集國有企業(yè)的檔案，也要收集民營企業(yè)的檔案;既要收集公務(wù)檔案，也要收集私人及家族檔案;既要收集行政管理的檔案，也要收集經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究的檔案。
(2)加強檔案信息資源整合力度。檔案信息資源整合就是指檔案信息的整理與組合，如何加強檔案信息資源整合力度，就是從兩方面著手：一是新時期對檔案信息資源的整理，包括檔案的基礎(chǔ)性整理，即通過系統(tǒng)化和編目工作，保持檔案在來源、時間、內(nèi)容和形式上的固有聯(lián)系;檔案的研究性整理，即通過編纂加工，去偽存真，去粗取精，由表及里，使信息價值得到升值，從而在資政、育人、存史等方面發(fā)揮獨到的作用;二是新時期對檔案信息資源的組合，是指根據(jù)整合的目標(biāo)，采取法律、行政、技術(shù)、輿論等方面的措施，使國家檔案資源在結(jié)構(gòu)上趨于合理，在配置上趨于優(yōu)化。調(diào)整檔案信息資源的種類和成分，保證各級國家綜合檔案館的館藏優(yōu)勢，使各級國家綜合檔案館在本區(qū)域形成1+1大于2的整體優(yōu)勢(服務(wù)能力)，以及檔案事業(yè)對于區(qū)域綜合競爭力的貢獻(xiàn)率(即圍繞中心、服務(wù)大局的成效)持續(xù)提高。
2、加快數(shù)字化進程。針對目前檔案信息資源數(shù)字化程度較低、檔案網(wǎng)站信息匱乏的現(xiàn)狀，加快檔案信息的數(shù)字化建設(shè)、豐富網(wǎng)上信息內(nèi)容是檔案信息資源開發(fā)的一個重要方面。
(1)目錄信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化，必須以目錄信息數(shù)字化為前提，其實質(zhì)就是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。做好該項工作的關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引及其機讀目錄數(shù)據(jù)的錄入工作，科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。
(2)檔案全文數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化的技術(shù)實現(xiàn)分兩種情況：如歸檔文件本身就是某種文本或圖像格式的電子文件，只需將這類數(shù)據(jù)按規(guī)定轉(zhuǎn)換成規(guī)范格式，然后按一定的組織方式存入檔案全文庫，建立全文檢索系統(tǒng);如歸檔的文件是傳統(tǒng)載體的文字或圖像，這類文件在轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件時可選擇以掃描圖像方式存儲、以文本方式存儲和以文本連接掃描圖像方式存儲三種模式。
(3)數(shù)字化檔案的采集。進行數(shù)字化檔案的采集時，不僅要對檔案信息的全文信息內(nèi)容進行采集，還要對數(shù)字化檔案的相關(guān)信息，如檔案的元數(shù)據(jù)(電子文件的軟硬件信息等)、背景信息(電子文件產(chǎn)生的背景)、相關(guān)日志(電子檔案產(chǎn)生的時間)等都一并進行采集，并實施前端控制。
3、改善檢索功能。檔案檢索是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，改善檢索功能主要包括兩個方面：(1)增加新的檢索功能。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對檔案信息資源的各種加工是對檔案檢索功能的一種改善，利用信息技術(shù)將檔案著錄與標(biāo)引完成，在檔案進行檢索時，使檔案信息的查找更加準(zhǔn)確與便捷;(2)利用先進的檢索技術(shù)。目前普遍利用的先進檢索技術(shù)主要有兩個：全文信息檢索技術(shù)與多媒體信息檢索技術(shù)。
4、盡快建設(shè)檔案門戶網(wǎng)站。檔案門戶網(wǎng)站是一張巨大的網(wǎng)，其中可以包含中國各級各類的省級檔案網(wǎng)站，當(dāng)數(shù)字化的檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)上后，檔案開發(fā)人員不僅可以通過檔案門戶網(wǎng)站查找檔案，也可以通過這個網(wǎng)站來發(fā)布檔案開發(fā)成果。不同地區(qū)、不同的檔案開發(fā)人員都可以將自己的檔案開發(fā)成果上傳到網(wǎng)站，而利用者也可以不分地域、不分時間地利用檔案成果，這不僅簡化了檔案利用的手續(xù)，也可以通過點擊率或下載次數(shù)，作為檔案成果受公眾的歡迎程度作以評價，加以比較，達(dá)到優(yōu)勝劣汰的效果，以競爭促發(fā)展。
(二)以開放促開發(fā)
1、制定可操作的開放規(guī)則。國家通過法律法規(guī)對開放檔案的程度及方法做出了規(guī)定，但有些不大具體，對于細(xì)節(jié)問題還應(yīng)深入探討，全面制定規(guī)章和細(xì)則。
制定操作性強的檔案開放規(guī)則。首先，應(yīng)因檔案的不同類型制定不同的檔案開放年限，公文、經(jīng)濟、技術(shù)、軍事的檔案開放年限就不應(yīng)該一概而論;其次，雖然在制定檔案開放限度時，會因密級的不同而不同，應(yīng)及時對限制開放的檔案進行鑒定;再次，應(yīng)該根據(jù)社會當(dāng)前的發(fā)展形勢、社會的熱門趨勢來確定檔案的開放年限;最后，就是指規(guī)則的詳細(xì)程度，對于開放規(guī)則也要像法律一樣，依不同情形制定出不同的實施辦法，對每一類型的檔案都要分得很清楚，并且要制定不同級別的檔案工作人員審查不同級別的檔案，將責(zé)任落實到人頭。
2、對開放檔案進行深層次開發(fā)。對已開放的檔案進行深層次開發(fā)，主要有兩個途徑：(1)挖掘開放檔案的新價值。檔案信息在對社會各行業(yè)開放的同時，也參與了各行業(yè)的社會活動，必然會推動該行業(yè)和社會產(chǎn)生新的價值，檔案管理人員就應(yīng)該積極將其挖掘出來，從而也體現(xiàn)了檔案管理的社會價值的升華;(2)擴大開放檔案的信息功能。由于傳統(tǒng)觀念的影響，現(xiàn)行文件的提供對象一直局限于文件的形成者。改革開放以后，社會的民主化意識提高，人們對公共信息的需求進一步擴大�，F(xiàn)行文件中包含著與人們生活息息相關(guān)的法律法規(guī)、方針政策、房產(chǎn)經(jīng)濟、養(yǎng)老保險等公共信息，它必須向社會開放，而檔案部門應(yīng)該把這項工作作為檔案信息開發(fā)工作的新內(nèi)容加以重視，并承擔(dān)起這項工作。
3、積極穩(wěn)妥地進行網(wǎng)上傳播。網(wǎng)絡(luò)作為現(xiàn)今社會傳遞信息最為快捷的方式之一，逐漸被運用到檔案信息的傳遞中來。但從目前來看，網(wǎng)絡(luò)在檔案信息傳播中的運用，并不如傳播其他信息那樣普遍。在新時期，對檔案信息傳播要求快速、便宜，以適應(yīng)社會的快速發(fā)展節(jié)奏，促進檔案信息資源開發(fā)的快速進行，因此保證檔案信息網(wǎng)上傳播的快速及安全，是急需解決的問題。
(三)多種開發(fā)方式相結(jié)合。檔案的開發(fā)方式，是進行檔案開放和深入開發(fā)檔案信息的保證。開發(fā)的方式如何，直接影響到檔案開發(fā)人員的開發(fā)結(jié)果和利用者的利用率。
1、傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代方式結(jié)合。對于傳統(tǒng)的、可以很方便或是易于數(shù)字化的檔案，其中包括近現(xiàn)代形成的一些檔案，例如以紙質(zhì)、膠片、音像、磁帶、光盤為載體的檔案，可以依據(jù)相應(yīng)的轉(zhuǎn)化方法與轉(zhuǎn)化格式，將其轉(zhuǎn)化為PDF等電腦可以識別的模式，在這種模式下將檔案進行現(xiàn)代化的檔案信息開發(fā)、傳輸，最終能夠上載到網(wǎng)絡(luò)、或儲存到數(shù)據(jù)庫里提供利用。而對于一些年代較久遠(yuǎn)不可以運用現(xiàn)代開發(fā)方式對其進行開發(fā)的檔案，如體積較大的實物檔案、一些年代較久遠(yuǎn)的宣紙載體的檔案等，提供利用的方式只能是進行實物展覽等。因此，傳統(tǒng)檔案的開發(fā)模式將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)與現(xiàn)代檔案開發(fā)方式并存，以互補的方式存在。
2、公益性方式與商業(yè)性方式結(jié)合。檔案信息是社會的公共記錄，社會公眾對檔案具有很強的公共需求，并且提供公共服務(wù)是檔案部門的義務(wù)，因此檔案信息的開發(fā)應(yīng)主要以公益性開發(fā)為主。在進行公益性開發(fā)的同時，還要進行商業(yè)性開發(fā)。因為檔案所具有的知識價值、科技價值、文化價值、藝術(shù)價值以及在開發(fā)過程中附加勞動所形成的附加價值，使得一部分檔案信息資源具有可欣賞性、可研究性、可收藏性、可增值性，從而形成了一定的市場和商業(yè)價值。
3、獨立方式與合作方式結(jié)合。在目前，檔案信息資源的開發(fā)方式多以獨立的方式進行開發(fā)，獨立的開發(fā)方式是指各個檔案部門對檔案的開發(fā)只局限于對于本檔案館或本檔案室的檔案進行開發(fā)。這種開發(fā)方式有利也有弊，有利的一面是指檔案開發(fā)人員對本檔案館的檔案已經(jīng)非常熟悉，對本館的檔案特色相對來說也很了解，開發(fā)時可以有針對性、系統(tǒng)性地對檔案進行開發(fā)。而有弊的一面就是指檔案開發(fā)的局限性，這種獨立的開發(fā)方式限定了檔案開發(fā)人員的思維模式，提起開發(fā)就想到要依據(jù)本館檔案的特點而開發(fā)，久而久之思想僵化;并且由于本館(室)檔案數(shù)量的有限、結(jié)構(gòu)內(nèi)容的相對單一，使檔案的開發(fā)成果不具有全面性與完整性，這種割裂式、各自為戰(zhàn)的開發(fā)方式必然導(dǎo)致檔案信息開發(fā)成果有缺陷。因此，檔案的開發(fā)要以獨立開發(fā)與合作開發(fā)方式相結(jié)合進行開發(fā)。
(四)以利用促進開發(fā)。提供利用與信息開發(fā)工作雖然工作任務(wù)與內(nèi)容不同，主動性不同，但活動宗旨是一致的，都是為了發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案的使用價值，為社會創(chuàng)造財富。
1、以開發(fā)保障利用。檔案管理部門進行檔案信息開發(fā)工作時，會根據(jù)社會需要，采用專業(yè)方法和現(xiàn)代技術(shù)，從所收藏的檔案中發(fā)掘有用的信息材料，進行選擇編目或制成檔案加工品，主動為社會各界及用戶個人提供信息服務(wù)。良好的開發(fā)，必定會帶來更好的利用。(1)開發(fā)成果要適應(yīng)時代要求，保持與社會所關(guān)注的熱點問題的同步性。當(dāng)社會出現(xiàn)一個新動向，或者是政府發(fā)布了一個新文件新公告等其他類似情況，或可以吸引公眾或政府眼球的事件，那么檔案的開發(fā)就要跟隨這些事件的發(fā)生而開展;(2)開發(fā)要保障利用的易得與暢通。檔案信息開發(fā)出來并不是讓它束之高閣，而是要將檔案開發(fā)成果在社會上公布與流通，所以就要通過各種傳播手段，各種可以讓利用者最容易得到檔案信息開發(fā)成果的手段，將開發(fā)成果傳遞到利用者手中。在新時期，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)延伸到各個角落，那么在網(wǎng)上傳播開發(fā)成果是最為高效的，也更能保障檔案信息開發(fā)成果的利用。
2、開發(fā)時充分考慮利用者的需求。在開發(fā)的最初，檔案的開發(fā)人員必定要根據(jù)利用者的需求來確定開發(fā)的范圍及開發(fā)程度。如果利用者對此問題十分關(guān)注，那么開發(fā)成果就要更為詳細(xì)與周全，開發(fā)所用的資料也要更為充分，如果利用者對開發(fā)的內(nèi)容不是很認(rèn)可與熱心，那就要考慮這個開發(fā)的范圍、程度與所用的時間，甚至應(yīng)該考慮還應(yīng)不應(yīng)該繼續(xù)下去。
在開發(fā)的過程中，社會也是在發(fā)展的利用者的需求也是在變化的，因此在開發(fā)中，要時刻保持與利用者的聯(lián)系，并將開發(fā)的進度反映給利用者，調(diào)查利用者對所開發(fā)的內(nèi)容是不是依舊關(guān)注，還需要做哪些改進，以便使開發(fā)更貼近利用者的需求。而開發(fā)成果與公眾見面后，也要對反饋信息加以收集，建立專門的反饋信息處理機構(gòu)，了解這項開發(fā)的優(yōu)點與缺點，以便在下次開發(fā)中達(dá)到更好的效果，以利用來促進開發(fā)。
三、結(jié)束語
把檔案信息資源開發(fā)與開放工作納入國家信息化建設(shè)體系，以檔案信息資源管理為基礎(chǔ)，以檔案信息資源高度共享為目標(biāo)，是加快推進檔案信息資源開發(fā)與開放步伐、促進檔案事業(yè)在新時期的持續(xù)快速健康協(xié)調(diào)發(fā)展、為全社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的必由之路。
主要參考文獻(xiàn)：
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